Responsable des Affaires Générales H/F

Ca Etampois Sud Essonne

Sous l'autorité directe de la Secrétaire Générale et en lien étroit avec Monsieur le Maire et les élus, le (la) Responsable des affaires générales pilote et coordonne un service aux missions variées et stratégiques pour le fonctionnement de la collectivité.
Il (elle) encadre une équipe de trois agents temps plein (accueil, agence postale communale, affaires scolaires) et assure la gestion des instances, du secrétariat du Maire, du courrier ainsi que l'organisation des élections et des cérémonies.

Missions principales :

1. Gestion de l'assemblée délibérante et de la vie institutionnelle

- Préparation, organisation et suivi des Conseils municipaux : convocation, ordre du jour, rédaction et diffusion des notes de synthèses, délibérations, procès-verbaux.
- Transmission au contrôle de légalité
- Rédaction de tout type d'actes : courrier, note, arrêté, délibération etc.
- Suivi de l'exécution des décisions du Conseil municipal.
- Conseil et appui administratif et juridique
- Référent RGPD
- Traitement des archives

2. Organisation des élections

- Préparation et mise en oeuvre de l'ensemble des opérations électorales : listes électorales, matériel, organisation des bureaux de vote, relation avec les services préfectoraux.
- Gestion du calendrier, conformité réglementaire et bilans post-électoraux.

3. Secrétariat du Maire et gestion de l'agenda

- Gestion et suivi de l'agenda de Monsieur le Maire.
- Préparation des dossiers, rendez-vous et déplacements.
- Accueil et information du public et des partenaires institutionnels.

4. Gestion du courrier et des courriels

- Supervision de l'enregistrement et dispatching du courrier entrant et sortant.
- Mise en place d'outils de suivi et d'analyse du flux courrier.
- Veille à la qualité et à la traçabilité des réponses administratives.

5. Fêtes, cérémonies et animations communales

- Coordination et organisation logistique et administrative des manifestations officielles et évènements communaux (voeux, commémorations, fêtes locales...).
- Achat et gestion de stock et denrées, établir des devis en respectant la procédure interne
- Régisseur d'avance et de recettes
- Travail transversal avec les services municipaux,

6. Management du service

- Encadrement des agents : accueil de la mairie, agence postale communale et affaires scolaires.
- Animation de l'équipe, planification des activités, développement des compétences et suivi des objectifs.
- Participation active à la modernisation des pratiques administratives et à la qualité de l'accueil du public.

- Formation supérieure dans le domaine administratif, juridique ou des collectivités territoriales.
- Maîtrise du cadre réglementaire des actes administratifs et de la vie municipale.
- Expérience confirmée dans un poste similaire au sein d'une collectivité territoriale.
- Rigueur, sens de l'organisation et discrétion professionnelle indispensables.
- Excellentes qualités rédactionnelles et relationnelles.
- Capacité d'encadrement et de travail en transversalité.
- Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels métiers.

Commune de 4 500 habitants, Morigny-Champigny est située à 45 km au sud de Paris dans le sud du département de l'Essonne (91). D'une superficie de 3098 hectares, composée en grande partie d'espaces agricoles et de bois, Morigny-Champigny est l'une des plus vastes communes de l'Essonne. Située en plein coeur de la vallée de la Juine, elle bénéficie d'un cadre de vie privilégié ville-nature et compte 6 sites historiques classés. Morigny-Champigny est membre de la Communauté d'Agglomération de l'Etampois Sud-Essonne composée de 37 communes. Riche d'environ 180 entreprises et commerces sur son territoire, Morigny-Champigny est une ville dynamique, animée par un large tissu associatif actif bénéficiant des nombreuses structures municipales (gymnase, terrains de foot, courts et halle de tennis, dojos, salles de danse, espace multisports, salle des fêtes, salles communales, bibliothèque, conservatoire dessins et musiques....)