Secrétaire de Direction H/F Groupe Hospitalier Paul Guiraud

La Direction des affaires sociales et médico-sociales du GH Fondation Vallée- Paul Guiraud comprend :

- 1 Directrice
- 1 Cadre supérieur socio-éducatif
- 5 Cadres socio-éducatifs
- 6 Coordonnateurs de projets ou de services

Cette équipe encadre près de 200 agents : Educateurs spécialisé, EJE, Assistant de service social, moniteur éducateur...

La Direction des affaires sociales et médico-sociales est chargée de l'animation et de l'encadrement de ces travailleurs sociaux, mais aussi de plusieurs services : Les CSAPA, L'Accueil Familial Thérapeutique (AFT), le SAFT (AFT enfants), les appartements thérapeutiques...

Missions du poste

Assurer le secrétariat de Direction en organisant la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou au suivi des dossiers des agents.

Principales activités permanentes

- Accueil physique et téléphonique de la Direction
- Appui à la Réception / enregistrement et contrôle des absences des CSE (gestion chronos)
- Accueil et accompagnement des nouveaux embauchés sur les aspects techniques et administratifs (badges, clé, autorisation de conduite véhicule de service...)
- Gestion des dossiers
- Gestion des agendas de la Directrice et de son adjointe
- Gestion des secours hospitaliers, liens « Entraide et Partage »
- Gestion permanences juridiques
- Participation à la rédaction du rapport d'activité et tout autre projet porté par la Direction
- Suivi et reporting de l'activité de la Direction (tableau de bord)
- Gestion des commandes (logistique)
- Secrétariat et CR des réunions d'équipe