Assistant - Assistante de Direction H/F

Zimvie France Sas

Chez ZimVie, nous contribuons chaque jour à améliorer la vie de millions de patients dans le monde. Leader mondial dans les solutions implantaires, biomatériaux et flux numériques, nous concevons des technologies cliniques innovantes qui redonnent le sourire, renforcent la confiance et améliorent la qualité de vie des patients.Notre force ? Un héritage solide, des produits et preuves cliniques reconnus, et surtout une culture inclusive et collaborative qui permet à chacun de nos collaborateurs de s'investir pleinement et de donner le meilleur d'eux même pour accomplir notre mission.Ensemble, notre équipe multiculturelle et passionnée façonne l'avenir de ZimVie - nous espérons que vous rejoindrez bientôt cette aventure !

Votre mission

Rattaché(e) à la Directrice Générale, vous l'assisterez au quotidien dans un large éventail de missions administratives et organisationnelles. Véritable pilier de la Direction Générale, vous faites preuve d'un haut niveau d'exigence et de rigueur, et vous contribuerez à l'amélioration continue de l'organisation ainsi que des outils en place.

Gestion de l'Agenda

- Optimiser l'agenda du Directeur Général, coordonner les plannings des équipes ainsi que les événements clés.
- Organiser et coordonner les déplacements professionnels (vols, trains, hôtels, taxis), en lien avec les réunions et rendez-vous locaux.

Support Administratif & Services Généraux

- Suivre et contrôler les notes de frais via l'outil CONCUR, former les collaborateurs et veiller au respect des procédures.
- Gérer et archiver les documents confidentiels, juridiques et sensibles.
- Rédiger, suivre et classer la correspondance et les dossiers confiés.
- Assurer le suivi fournisseurs : création/fermeture, devis/factures, procédures PO/PR, règlements.
- Coordonner les services généraux : relation fournisseurs, suivi factures, gestion des locaux avec notre prestataire, assurer la communication avec les équipes IT.

Gestion de la Flotte Automobile

- Gérer la flotte en lien avec le service RH : attribution/restitution des véhicules, suivi administratif et logistique.
- Être l'interlocuteur des prestataires automobiles et contrôler les factures associées.
Veiller à l'optimisation des coûts et au respect des procédures internes.

Gestion des événements et des réunions

- Organiser les réunions CODIR et événements associés (salles, logistique, restauration, hébergement).
- Gérer l'accueil des nouveaux collaborateurs et les départs (outils, véhicules, matériel, .) en collaboration avec le service RH.
- Faire le lien entre la Direction, le siège EMEA (finance, juridique, comptabilité), les fournisseurs, les équipes commerciales et certains clients.

Votre profil :

- De formation Bac +2 ou supérieure, vous possédez une expérience significative sur un poste similaire d'assistanat de direction, idéalement auprès de membres du Comité de Direction.
- Une expérience en gestion de flotte automobile est un véritable atout.
- Sens de l'organisation : vous savez anticiper et établir des priorités, gérer plusieurs missions en parallèle et garder une vision claire pour respecter les délais sereinement.
- Aisance relationnelle et sens du service : vous aimez le contact avec des interlocuteurs variés, vous savez adapter votre communication et avez à coeur de faciliter le travail de vos partenaires internes comme externes.
- Rigueur, proactivité, autonomie et respect strict de la confidentialité.
- Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Bonne maîtrise de l'anglais (niveau intermédiaire minimum)