Assistant Formation H/F

Fédération Hospitalière de France

Descriptif L'objectif essentiel du CESU de Montpellier est de contribuer aux progrès de la santé publique en améliorant et en développant l'enseignement de la prise en charge des situations d'urgence en santé, au quotidien et en situation d'exception.
DÉFINITION
Recueillir et traiter et coordonner les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service.
Suivre et gérer les processus administratifs.
LIEU D'EXERCICE :
Libellé Pole ou Direction : URGENCES
Service : Centre d'enseignement des soins d'urgence du département de l'Hérault
Horaires : 9h-17h Repos : S-D-JF
ACTIVITÉS PRINCIPALES :
· Accueil (téléphonique et physique), filtrage de l'information et orientation des personnes selon évaluation de leurs besoins (agents, clients, formateurs).
· Traitement selon ses compétences des évènements relatifs au procès de production de formation (prise en charge des demandes, analyse traitement ou réorientation de la demande, devis, conventions, convocations des agents, relevés d'activités de vacation, gestion des titres de recette, éditions des diplômes).
· Saisie et mise en forme des courriers (convocations pour rendez-vous, comptes rendus et autres courriers administratifs).
· Traitement du courrier : réception, tri, diffusion, expédition et classement
· Gestion des conventions, convocations, contrôle émargements, facturation des dossiers DPC.
· Participe à la Gestion des accès à la plateforme numérique de formation
· Gère les dossiers candidats du site internet OGDPC.
· Saisie des posts-tests et pré-tests de tous candidats.
· Gestion des archives de l'unité.
ACTIVITÉS SPÉCIFIQUES LIÉES AU POSTE :
Adaptation aux évolutions des outils bureautiques et numériques.
Renseignement et suivi des tableaux d'activité et indicateurs de l'unité (facturation, bilan d'activité, )
Participation éventuelle à des évènements d'animation assurés par le CESU en dehors des horaires et repos habituels (colloques, portes ouvertes, salons).
Organisation des enseignements en lien avec le SAMU et les Situations Sanitaires Exceptionnelles
SAVOIR-FAIRE REQUIS :
Compétences techniques :
· Identifier/analyser des erreurs de gestion en rechercher les causes et définir les moyens d'y pallier
· Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
· Utiliser une procédure, un code, un langage, un protocole, une réglementation spécifique à son domaine
· Utiliser les outils bureautiques /TIC
· Analyser et optimiser un / des processus7
Compétences relationnelles :
· Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
· Travailler en équipe et en réseau
· Traiter et résoudre des situations agressives ou conflictuelles
· Transférer un savoir-faire, une pratique professionnelle
Contribution à l'organisation :
· Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité professionnel
· Evaluer la pertinence/la véracité des données et/ou informations
· Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverse nature