Assistant Polyvalent DRH - Cachan H/F

Communes

En binôme avec une autre assistante polyvalente, il.elle assure les missions de secrétariat de la Direction des ressources humaines. Il.elle contribue en propre aux opérations de gestion de la formation, des stages et de l'apprentissage.

Positionnement hiérarchique :
N+2 : Directrice des Ressources Humaines
N+1 : Responsable du pôle GPEC (DRH adjoint)

Secrétariat (en binôme avec la deuxième assistante polyvalente) :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du public (personnel de la collectivité, partenaires extérieurs)
- Renseigner et orienter les personnes vers le bon interlocuteur
- Apporter une réponse RH de 1er niveau
- Assurer le standard téléphonique en cas d'indisponibilités ponctuelles des services.
- Gérer le courrier (tri quotidien, diffusion, retour pochettes, etc.)
- Assurer le suivi des documents à remettre aux agents ou à signer (formulaires, arrêtés, etc.)
- Assurer la gestion du registre des arrêtés
- Créer des badges d'accès à l'HDV pour les nouveaux arrivants
- Assurer des missions administratives ponctuelles à la demande des cadres de la direction.

Formation & concours
- Réceptionner les demandes de formation et inscrire les agents sur la plateforme du CNFPT
- Contribuer à toutes les étapes de mise en ½uvre de la formation
- Contribuer à la gestion budgétaire des actions de formation payantes
- Etre le référent des actions de formation intra Ville CNFPT et de celles organisées en collectif avec l'EPT GOSB
- Archiver les demandes et les dossiers de formation
- Classer les attestations de formation au dossier administratif
- Elaborer des états de service

Gestion des stagiaires et des apprentis :
- Réceptionner les demandes de stages, gérer la procédure d'affectation des stagiaires et les réponses négatives
- Assurer le suivi des conventions de stage (réception, signature, relance) en lien avec les services et les établissements scolaires
- Tenir à jour les tableaux de suivi
- Contribuer à la prise en charge administrative des contrats d'apprentissage
S'adapter aux évolutions réglementaires du secteur et aux nouveaux outils numériques

Lieu de travail :
Direction des Ressources Humaines
Maison des services publics
3, rue Camille DESMOULINS
94230 CACHAN
Temps de travail : 39h
Horaire de travail : Horaires variables avec plages fixes 9h00 -12h et 14h -16h30

Particularités ou contraintes du poste :
- Accueil du public de 8h15 à 17h15 (organisation des horaires et des congés en binôme avec la deuxième assistante)
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Travail assis sur ordinateur écran et clavier