Gestionnaire de Formation H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif L'ÉTABLISSEMENT :
Exercer au CH Guillaume Régnier, c'est rejoindre une équipe de plus de 2 800 professionnels composée de professionnels paramédicaux, de médecins, de professionnels administratifs, techniques et logistiques.
Aujourd'hui, le CHGR assure des missions de prévention, de diagnostic, de soins, de réadaptation, de réinsertion sociale, de recherche et d'enseignement. C'est 862 places sanitaires et médico-sociales et 734 lits d'hospitalisation complète, plus de 29000 usagers accompagnés et pris en charge sur le territoire Haute Bretagne.
Il occupe une place spécifique dans l'offre territoriale de soins, avec une offre de recours importante et une valence hospitalo-universitaire forte.
Le CHGR, en cohérence avec la politique de l'Agence Régionale de Santé (ARS), est au cur des démarches partenariales sur son territoire avec les acteurs sanitaires, sociaux et médico-sociaux afin de prévenir et de limiter les ruptures de parcours des usagers. Le développement des alternatives à l'hospitalisation temps plein est inscrit dans ses orientations stratégiques et est un axe majeur.
LE POSTE :
Le CH Guillaume Régnier recrute un Gestionnaire de formation RH (H/F) au sein du service Formation Continue en CDD de 6 mois dès que possible.
Le service Formation Continue est composé d'une Responsable, d'une assistante de formation et de 3 gestionnaires.
Vos missions seront les suivantes :
- Accueil physique et téléphonique
- Suivi des demandes et valorisation des actions individuelles de formation
- Suivi des enveloppes de pôles et liens avec les référents formation des pôles
- Suivi des demandes de remboursement des frais de déplacement et gestion des avances de frais
- Création des actions de formation dans le logiciel Gesform
- Rédaction édition et envoi des convocations et accords de formation aux stagiaires
- Suivi des feuilles de présence des formations intra (éditions et saisie dans Gesform)
- Suivi des formations règlementaires (attestations, relations formateurs internes, contacts avec les OF, etc.)
- Traitement des formations non prises en charge sur le plan de formation : budgets annexes, subventions ARS, etc. : création d'un fournisseur sur le logiciel MEVA, rédaction de l'état des sommes dues, création de la facture dématérialisée, liquidation de la facture, suivi des dépenses (liens avec la DAF)
- Participation à la clôture budgétaire
- Emission de titres de recettes + suivi DAF
- Relai ponctuel de l'assistante de formation sur le paiement des organismes de formation

Suivi des stagiaires non soignants :
- Saisie des dossiers des stagiaires non-soignants dans le logiciel EVRH dans le cadre de la sécurité du système d'information / suivi du dossier administratif, des conventions, création de matricules, saisie des éléments variables de paie, des gratifications
- Participation aux rencontres annuelles avec les interlocuteurs internes (exemple : collège des psychologues)

Activité prestataire :
- Réception et traitement des inscriptions
- Suivi logistique sur les mêmes modalités que pour les formations intra
- Rédaction de documents : conventions, feuille d'émargement, attestation de présence, certificat de réalisation, réalisation de la facturation : état des sommes dues, titre de recettes
- Suivi des documents dévaluation à chaud, à froid, tests de positionnement à l'entrée, à la sortie
- Préparation des supports pédagogiques selon les différentes formations : impression, reliure, etc.

Missions organisationnelles
Les gestionnaires assurent la logistique des actions de formation (préparation et installation des salles et du matériel ; réassort, rangement et remise en place des salles, accueil des intervenants et des apprenants, soutien logistique, gestion des clés).
Gestion des commandes : matériel, fournitures, eau-café, réception aux différents magasins ou chez le vaguemestre

Le gestionnaire formation effectue diverses missions administratives par :
- La rédaction de courriers, attestations, historiques de formation, notes de service, d'information, courriers aux agents.
- Le traitement du courrier arrivée/départ

Le gestionnaire se charge, en collaboration avec les autres agents du service, de l'archivage du service.
PROFIL RECHERCHÉ :
Niveau Bac +2 souhaité
Doté(e) du sens de l'accueil et des relations humaines, vous travaillez avec rigueur et organisation. L'esprit d'équipe et la discrétion professionnelle sont des atouts.
La connaissance de la fonction publique hospitalière est un plus, ainsi que de la réglementation concernant la formation professionnelle et le DPC médical.
RÉMUNÉRATION brut : 2190.95 / mois