Assistant Formation H/F AP-HP

Détail du poste

MétierCarrière - Développement RH - Formation
Type de contratTitulaire ou CDD
RémunérationSelon la grille indiciaire de la fonction publique hospitalière - Adjoint administratif catégorie C
Service d'affectationService de la formation continue
Présentation du service
Le service Formation continue du GHU Henri Mondor est composé de :
- 2 responsables de formation;
- 1 adjoint(e) à la responsable de formation Henri Mondor et Albert-Chenevier;
- Sur les sites Henri Mondor (HMN) et Albert-Chenevier (ACH) : 4 assistantes de formation;
- Sur Emile-Roux : 1 assistante de formation;
- Sur Georges Clémenceau : 1 assistante de formation.

Vos missions
GESTION DES STAGES

o Appliquer et suivre la procédure de stage,

o Gérer et suivre les dossiers de stage accepté/refusé en lien avec le tuteur,

o Renseigner et actualiser le tableau de suivi,

GESTION ADMINISTRATIVEDES ACTIONS DE FORMATION

o Programmer les sessions en lien avec les intervenants et les organismes,

o Participer à la mise en oeuvre d'une action de formation
- Gérer les diffusions, les inscriptions, les convocations,
- Etablir les conventions de formation,
- Elaborer les tableaux d'inscription en ligne sur Excel,
- Utiliser le logiciel HRa formation pour créer les formations, saisir les présences/absences et clôturer les sessions de formation,

GESTION FINANCIERE

o Appliquer et suivre les procédures liées aux achats de formations collectives et individuelles payantes dans le respect du Code des Marchés Publics en lien avec l'Economat,

o Utiliser l'outil SAP pour la création des demandes d'achat pour l'obtention du bon de commande,

o Effectuer le service fait (bon pour paiement),

o Renseigner et actualiser le tableau budgétaire,

ACCUEIL ET GESTION LOGISTIQUE DU SERVICE

o Assurer la permanence du service formation sur des plages horaires définies,

o Assurer l'accueil physique et téléphonique du public interne et externe,

o Gestion des salles de formation :
- Gérer les réservations,
- Assurer l'ouverture et la fermeture,
- Superviser l'installation et la remise en état des salles,
- Contrôler le bon état et la disponibilité du matériel,

o Effectuer les commandes de fournitures (SAP) et les demandes d'intervention technique (ISILOG SAPHIR),

COMMUNICATION INTERNE ET EXTERNE

o Diffuser et publier les offres de formation,

o Être le lien privilégié entre :
- Les intervenants et les organismes internes et externes,
- Le réseau service formation AP-HP et le centre de formation PICPUS
- Les agents, les directions et les DMU

Les missions seront amenées à évoluer en fonction des besoins du service formation et de la réglementation.

Profil recherché
Maîtriser les outils et les techniques d'assistante :

o Bonne maîtrise de l'outil bureautique et informatique : Excel, World, Outlook, Internet
o Connaître la structure et le fonctionnement des hôpitaux.

Les qualités professionnelles :

o Avoir le sens de l'organisation et des priorités,
o Sens du travail en équipe,
o Avoir l'esprit d'initiative et savoir être réactif(ve),
o Savoir rendre compte à sa hiérarchie,
o Posséder des qualités relationnelles d'accueil et de conseil,
o Faire preuve de discrétion et de disponibilité
o Communication / relation interpersonnelles
o Capacité à s'inscrire dans une structure hiérarchisée

Schéma horaireJour
Temps de travail7h30
Horaires de travail08h30-16h00
TélétravailOui
Vos avantages à l'AP-HPRemboursement partiel des transports en commun ou forfait mobilité Places en crèche disponibles Accès au restaurant du personnel (tarif indexé à l'indice) Prestations AGOSPAP (CE) : Accès à une offre de loisirs (spectacles, cinémas...) et de vacances à tarifs préférentiels pour les titulaires et CDD sur poste permanent Plateforme HOPTISOINS : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses...)
Langues[Français]
Niveau[3- Niveau professionnel]

Description de l'hôpitalSitué à Créteil (94), l'hôpital Henri-Mondor propose une prise en charge complète sur un large panel de spécialités, dont 9 permanences de soin labellisées par l'ARS (orthopédie, urologie, digestif, neuroradiologie, neurochirurgie, ou encore imagerie interventionnelle). Il s'agit de l'un des premiers centres d'urgences du Val-de-Marne. Il compte également 8 centres de références maladies rare et 11 centres de compétences.
Référence de l'offre2025-16562