Alternance Assistant·e d'Organisme de Formation H/F Acuria Competences
Lille - 59 AlternanceSalaire alternance
-
La rémunération en alternance varie en fonction de l'âge et du niveau d'études du candidat.
- 956,53 - 1 804,77 € / mois
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
Détail du poste
Offre en ALTERNANCE EN APPRENTISSAGE Bac +3 ASSISTANT/E D'ORGANISME DE FORMATION ET DE GESTION ADMINISTRATIVE
FORMATION :
- Vous disposez d'un Bac +2 (minimum requis) et préparez un diplôme supérieur en gestion PME, support à l'action managériale, gestion, RH, etc.
Acuria Compétences, est un organisme de formations professionnelles, proposant une offre complète de solutions de formation et conseil.
Dans le cadre de son développement, nous recherchons un(e) Assistant(e) d'Organisme de Formation et de gestion administrative en alternance.
MISSIONS :
Véritable interface entre les apprenants et les formateurs, l'Assistant(e) d'Organisme de Formation et de gestion administrative prend en charge et s'assure de la bonne gestion administrative des dossiers des apprenants, des formateurs et du bon déroulement des formations dont il/elle a la charge.
Il/elle organise l'activité de formation d'Acuria Compétences selon les exigences liées à la certification Qualiopi.
FORMATION
Suivi et accompagnement des apprenants
- Inscriptions des apprenants, collecte des informations nécessaires et coordination avec les formateurs afin de s'assurer que tous les apprenants sont bien inscrits.
- Gestion des dossiers administratifs des apprenants, et notamment collecte des documents requis, gestion des paiements et préparation des certificats de formation.
- Transmission des dossiers pédagogiques.
Organisation et suivi logistique des prestations de formation
- Planification des prestations de formation.
- Accueil, information et orientation de différents interlocuteurs (clients, organismes financeurs et prescripteurs, entreprises).
- Réservation des salles de formation (le cas échéant).
Suivi administratif des prestations de formation
- Élaboration, suivi, mise à jour et classement des dossiers concernant les formations, les formateurs et les apprenants (s'assurer de leur complétude).
- Relations avec les Entreprises / OPCO / France Travail et autres financeurs.
- Gestion des enquêtes de satisfaction.
- Recueillir et synthétiser les évaluations des formations.
- Transmettre les éléments de facturation.
- Mise à jour des tableaux de bord d'analyse et de contrôle.
Support administratif général
- Gestion des appels téléphoniques, du courrier et des emails, tenue des agendas et toute autre tâche administrative générale nécessaire au bon fonctionnement de l'organisme de formation.
- Support sur la prise en main des logiciels et aspects administratifs.
CONSEIL
Réponses aux demandes d'accompagnement
- Prise de contact
- Élaboration des propositions et devis
- Relances
Organisation des missions de conseil
- Relation avec les établissements et collaborateurs
- Elaboration des contrats, conventions, ordre de mission avec envoi et relance pour signature
- Mise en relation
- Suivi régulier
- Relecture des documents avant envoi à la structure
Facturation
- Élaboration et envoi des factures
- Suivi des paiements
- Gestion des relances
Modification des documents d'accompagnement quand nécessaire (contenu et mise en forme).
Le collaborateur pourra également être amené à faire preuve de polyvalence en fonction des nécessités et urgences d'Acuria Compétences.
PROFIL :
- Maîtrise impérative de la bureautique (Pack Office) et des outils informatiques ;
- Bon relationnel avec les équipes sur place, les apprenants, les entreprises / établissements et les financeurs ;
- Capacité d'adaptation du discours selon les profils des interlocuteurs ;
- Un grand sens de l'écoute et de la diplomatie ;
- Expérience d'un an sur un poste similaire.
Le profil recherché
Experience : 6 Mois
Compétences : Démarche qualité, Techniques de communication orales, écrites et numériques, Classer des documents, Mettre à jour un dossier, une base de données, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Utiliser les outils numériques, Effectuer le suivi des commandes, la facturation, Élaborer des tableaux de bord, Réaliser une recherche documentaire, Réaliser une veille documentaire, Relayer de l'information
Qualification : Employé qualifié
Secteur d'activité : Autres activités de soutien aux entreprises n.c.a.
Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
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