Assistant·e du Service Territoires et Prospective H/F Direction Départementale des Territoires de l'Essonne (DDT 91)

Sous l?autorité du Préfet, la DDT met en oeuvre les politiques des ministères de la transition écologique et solidaire, de la cohésion des territoires, de la ville et du logement et de l agriculture, sur le territoire très varié de l Essonne.
Au sein de la DDT, le service territoires et prospective est le service de référence dans le domaine de l'aménagement et de la planification, assure une veille territoriale et représente l État dans le cadre de diverses procédures. Le service comporte 4 unités, et il est piloté par un.e chef.fe de service et deux adjoint.es.
Le secrétariat du service est assuré par deux assistant.es travaillant en binôme.
Le.la titulaire a en charge l ensemble des missions traditionnelles d un secrétariat:
- accueil physique et téléphonique,
- gestion du courrier de l ensemble du service (réception, distribution aux agents et unités, enregistrement si nécessaire),
- gestion de la boite mail du service et transmission des courriels aux agents concernés;
- gestion des parapheurs (vérification, suivi, enregistrement et envoi des courriers),
- publication des arrêtés au RAA,
- gestion des agendas des cadres du service, des plannings,
- organisation de réunions régulières et occasionnelles, en présentiel ou en visio,
- classement de la documentation et des dossiers, avec dématérialisation,
- rédaction/mise en forme de courriers,
- comptes-rendus de réunions et documents divers,
- correspondant formation, gestion ressources humaines,
- gestion du stock de fournitures.
Ces missions sont assurées en binôme afin d?assurer une continuité des missions, ce qui nécessite une coordination des jours de présences et des jours de congés, et d apprécier le travail d équipe.
L?assistant.e du service est placé sous l autorité du chef.fe du service et de ses adjoints. Il.elle assiste l équipe d encadrement pour le fonctionnement quotidien du service. Le poste comporte une dimension relationnelle importante avec l?ensemble des agents du service. Le.la titulaire est amené à être en lien au quotidien avec les assistant.es des autres services de la DDT, et des différents services de la préfecture, secrétariat général et sous-préfectures.
Par ailleurs, il.elle peut être amené.e à contribuer ponctuellement à l?activité des bureaux du service, et peut être sollicité occasionnellement pour aider au secrétariat des autres services de la DDT en cas d?absence des autres assistant.es.

Par ailleurs il.elle peut être amené e à assurer l intérim de l assistante de direction en son absence.