Assistant Agence H/F Eryma Sas

Votre rôle : faciliter le quotidien des équipes et accompagner les opérations en Île-de-France

Rattaché(e) directement à notre Directeur des Opérations IDF, vous assurez le suivi administratif de l'activité et contribuez au bon fonctionnement des agences de votre périmètre. Interlocuteur(trice) de proximité pour les équipes terrain, vous faites le lien avec les fonctions support et facilitez la circulation de l'information.

Vous travaillez également en étroite collaboration avec les autres assistant(e)s de la région, dont vous assurez ponctuellement le relais.

Vos missions s'articulent autour de cinq volets :

1. Assistanat et support opérationnel

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs et prestataires.
• Gérer les commandes de fournitures, les abonnements et le suivi des factures de frais généraux.
• Collecter et transmettre les notes de frais au service comptabilité.
• Organiser les comités d'agence, les réunions et les événements internes.
• Prendre en charge le courrier, les livraisons et la mise à jour de l'affichage réglementaire.
• Accompagner, si nécessaire, l'organisation administrative et logistique des déménagements de site.

2. Support RH et accompagnement des collaborateurs

• Créer les demandes de recrutement dans l'outil RH et assurer leur suivi administratif.
• Coordonner les parcours d'intégration et suivre les échéances des périodes d'essai.
• Assurer le suivi administratif et logistique des collaborateurs, de leur arrivée à leur départ, en lien avec les services concernés.
• Organiser la mise à disposition des équipements : matériel informatique, téléphones, véhicules, cartes BTP et professionnelles, EPI et vêtements de travail.

3. Suivi administratif QSE

• Transmettre sans délai les informations nécessaires à la déclaration des accidents du travail, en lien avec le pôle QSE.
• Planifier les visites médicales - embauche, reprise et suivi périodique - et mettre à jour les informations dans AGIR'S.
• Suivre les échéances et actualiser les habilitations et certifications du personnel dans GINKO : CACES, habilitations électriques, amiante, etc.

4. Appui administratif aux appels d'offres

• Rechercher et récupérer les dossiers de consultation des entreprises (DCE).
• Constituer les pièces administratives des dossiers de candidature et de réponse aux appels d'offres.
• Rassembler les éléments techniques préparés par les équipes commerciales et contribuer à la complétude des dossiers.
• Enregistrer et suivre les acceptations des offres et devis.

5. Entraide et continuité de service en région

• Assurer ponctuellement le relais des autres assistant(e)s de la région pour garantir la continuité des activités administratives.
• Contribuer au partage des informations et des bonnes pratiques au sein de l'équipe.