Assistant-Instructeur au Bureau d'Ordre H/F Préfecture de la région d'Île-de-France

Vos activités principales :
Sous l'autorité conjointe de la cheffe de section et de la cheffe de bureau, vous contribuez au bon déroulement des activités de la section des « affaires signalées » en assurant des fonctions d'assistance administrative et technique pouvant aller jusqu'à l'instruction des courriers réservés.
Dans ce cadre, vous enregistrez et répartissez les courriers reçus par la section consistant à :

- réceptionner et comptabiliser les courriers ;
- associer les bénéficiaires et intervenants aux références des progiciels métier ;
- répartir les courriers entre les instructeurs ;
- tenir à jour les tableaux de suivi d'activité ;
- instruire les courriers le cas échéant et préparer les réponses à y apporter.

Le bureau d'ordre assure des missions transversales :
- gestion des congés et absence pour tous les agents de la section ;
- suivi de stock et réapprovisionnement en fourniture de bureau ;
- suivi des pannes informatiques ;
- frappe de certains documents à la demande de l'encadrement ;
- réservation de salles pour les réunions organisées.

Votre environnement professionnel :

Le Service de la prévention et des urgences sociales (SPUS) comprend trois bureaux.
Le bureau des urgences sociales (BUS) assure le pilotage régional du plan d'accueil des migrants en Ile-de-France, la déclinaison opérationnelle du plan régional d'insertion des réfugiés pour le département de Paris et la coordination régionale du plan de renforcement des places d'hébergement au titre de la période hivernale.
Le pôle MILDECA assure le déploiement de la politique de lutte contre les drogues et les conduites addictives,
Le bureau des affaires réservées (BAR) est composé de la section des affaires signalées, de la section de la planification des risques et de la section laïcité et prévention de la radicalisation. A ce titre, il assure les relations de l'Etat local avec les cultes, veille à la promotion de la laïcité dans le département et participe aux actions de prévention de la radicalisation à Paris. Il assure le suivi et l'organisation de la commission de désignation des logements sociaux sur le contingent préfectoral et se charge du traitement des interventions reçues par le préfet de région d'Ile-de-France, préfet de Paris. Il assure la veille et la remontée des informations en matière de sécurité civile, anime et pilote le dispositif de gestion de crise.

Le SPUS est composé : 1 chef de service (EFR) ; 1 adjoint au chef de service (A+)

Le BAR comprend 16 agents, dont 11 agents à la section des affaires signalées

- Liaisons hiérarchiques

Chefferie de section

Chefferie de bureau

- Liaisons fonctionnelles :
-les services de la direction régionale et interdépartementale de l'hébergement et du logement d'ile de France
-les services de la Préfecture de police
-la mairie de Paris
-les bailleurs sociaux
-les collectifs et organismes de soutien agissant dans le domaine du logement

Conditions particulières du poste :
Une grande discrétion et une autonomie est attendue.
Des applications métiers sont utilisées au quotidien (formations prévues à la prise de poste) : ARIANE, AIDA, SNE, COMDALO, SYPLO.
Respect des délais fixés dans le cadre de la démarche Quali ATE

Informations complémentaires

Localisation administrative :
Préfecture de la région d'Ile-de-France, préfecture de Paris - 5, rue Leblanc 75015 Paris
Accès : métro ligne 8 - station Lourmel ou Balard
RER C - arrêt Pont du Garigliano

La préfecture de région dispose d'un parking sécurisé pour stationner son véhicule ou son vélo