Secrétaire Administratif - Secrétaire Administrative H/F Dds Formation

Nous sommes une auto-école et nous recherchons un profil dont les missions principales seront les suivantes:
Assurer l'accueil physique et téléphonique, la gestion administrative complète des dossiers élèves,
le suivi commercial et financier et la coordination logistique (plannings, locaux) pour l'ensemble
des formations professionnelles et des catégories de permis de conduire proposées, afin de
garantir une expérience client fluide et la performance quotidienne de l'établissement.

Vos activités seront découpées sur ces 6 axes :

1)Gestion Administrative :
Constitution & vérification des dossiers : permis B, A (moto), C/CE (poids lourd), VTC, formations pro.
Classement & archivage : numérique + papier selon procédure.
Contrôle de complétude : pièces d'identité, photos conformes, justificatifs médicaux,
attestations CPF, financement OPCO, etc.
Suivi rigoureux : statuts ANTS, convocations examens, résultats, délivrance titres.
Tableaux de bord : mise à jour hebdomadaire des indicateurs .

2) Accueil & Relation Client :
Accueil physique / téléphonique / digital : réception, orientation et information des prospects, élèves et partenaires.
Qualité de service : écoute active, réponse rapide, attitude bienveillante et professionnelle.
Suivi individualisé : relances (appels, mail,) pour positions d'examen, pièces manquantes, paiements, évaluations de conduite

3) Gestion commerciale & Communication :
Argumentaire & devis : présentation des formules, options, financements (CPF, permis à 1 €/jour).
Gestion des leads : qualification, relance, conversion (taux inscrits).
Animations réseaux sociaux : stories, réponses commentaires, mise en avant promos, photos réussites.
Veille concurrentielle : remonter au manager les tendances prix/offres locales.

4) Suivi financier & Reporting :
Encaissements : saisie paiements, édition factures, relances impayés.
Tableau de suivi recettes-dépenses : transmettre début, milieu et fin de mois.
Indicateurs KPI : taux transformation, CA hebdo, reste-à-payer, taux dossiers conformes.
Remontées mensuelles : envoi des dashboards .

5) Gestion des plannings & Coordination opérationnelle :
Élèves : planification cours code / conduite, examens, re-programmations.
Moniteurs : création et mise à jour du planning hebdo ; communication des changements en temps réel.
Locaux & véhicules : coordination lavage, révisions, disponibilité salles et voitures/motos/camions.
Réunions internes : organisation et compte-rendus des réunions secrétaires (2 × par mois).

6) Propreté & Image des locaux :
Entretien quotidien : accueil, bureaux, salle code, sanitaires (check-list « ouvrir / fermer »).
Gestion fournitures & signalétique : réassort papiers, stylos, affichage obligatoire, PLV.
Culture de la bienveillance : environnement rangé et accueillant pour les clients & équipes.