Assistant Administratif Polyvalent H/F Emploi DomTom

Présentation du poste

Ta contribution ?

Tu occupes un rôle central : tu coordonnes les étapes administratives et logistiques, fiabilises les informations et facilites le quotidien des clients, bénéficiaires, consultants et partenaires. Tu ne fais pas « un peu de tout » : tu rends l'ensemble plus fluide, plus fiable et mieux organisé.

Tes principales missions

• Administrer les prestations, en particulier les formations : création et suivi des dossiers dans Digiforma, conventions, convocations, feuilles de présence, évaluations, attestations, pièces financeurs, clôture et préparation des éléments de facturation.
• Organiser la logistique : calendriers, salles, supports, accès, prestataires, accueil des participants et coordination avec les consultants.
• Contribuer à la qualité et à la conformité : tenue des preuves Qualiopi, suivi des indicateurs, anomalies, réclamations et actions d'amélioration, préparation des comités et audits.
• Contribuer à l'accessibilité : recueil des besoins, coordination des solutions avec l'équipe et les partenaires, suivi des adaptations et sensibilisation interne selon le rôle confié.
• Assurer la saisie et la fiabilité des données numériques : Digiforma et plateformes partenaires, OPCO notamment.
• Appuyer l'équipe et la communication : mise en forme de documents, actualisation d'informations en ligne, diffusion ponctuelle d'offres, gestion du volet administratif de certaines prestations, organisation d'événements, communication sur les Réseaux Sociaux.
• Participer au bon fonctionnement de l'agence : accueil téléphonique et physique, courrier, fournitures, environnement de travail et lien avec les prestataires.

Le cadre du poste

• Contrat : CDI - temps plein.
• Lieu : Saint-Gilles-Les-Hauts, l'Eperon, poste principalement présentiel en raison de l'accueil et de la logistique ; télétravail ponctuel autorisé.
• Rémunération : 2100€ brut mensuel selon expérience.
• Prise de poste : janvier 2027

Le poste est ouvert aux personnes en situation de handicap. Si tu as besoin d'un aménagement pour participer au recrutement ou exercer le poste, tu peux nous l'indiquer : nous étudierons les solutions possibles avec toi.

Pour postuler

Donne-nous envie de te rencontrer en nous contactant à sous la référence RVAK26. Pas besoin de lettre de motivation, mais dans ton message, dis-nous simplement qu'est-ce qui t'attire dans ce poste ?

Mais au fait...Connais-tu Vakom ?

Profil attendu

Ce que nous recherchons

Nous ne cherchons pas un parcours type. Nous cherchons une personne qui sait organiser, fiabiliser et faire avancer plusieurs dossiers tout en conservant une relation de qualité.

• Une expérience réussie en gestion administrative, idéalement dans la formation, le conseil ou les services.
• Une excellente maîtrise rédactionnelle et une vraie attention aux détails.
• Une bonne maîtrise des outils informatiquesMicrosoft 365, la connaissance de Digiforma ou d'un logiciel de gestion de formation qui serait un plus, pas un prérequis absolu.
• La capacité à prioriser, anticiper, relancer, alerter et aller jusqu'à la clôture d'un dossier.
• Une relation simple et professionnelle avec des interlocuteurs variés, le sens du service et le respect strict de la confidentialité.
• Une aisance avec les outils numériques et une utilisation responsable de l'IA.

Si tu te retrouves au travers de ces capacités, n'hésite pas à postuler !