Coordonnateur Pole Apprentissage Hf H/F Service Public

MISSIONS PRINCIPALES
· Coordonner les missions des assistants administratifs et pédagogiques
Superviser la gestion et le suivi administratif des dossiers des intervenants et des dossiers des apprentis en collaboration
étroite avec les développeurs et la responsable du CFA académique.
S'assurer de la complétude et de l'envoi des dossiers au service paie par l'intermédiaire des tableaux de bord des assistants

· Encadrer et superviser les assistants du pôle accueil
Gérer la répartition du travail
Vérifier la complétude du journal d'appel, des divers tableaux de bord
S'assurer du respect des délais dans le traitement de la prospection et de la boite mail

· Piloter la gestion des intervenants du CFA académique

Accompagner les UFA dans la mise en place des formations en apprentissage
Extraire les données du formateur sur Excel et compléter le tableau pour le publipostage des contrats de vacations
Elaborer les contrats de vacations des formateurs à partir de la fiche signalétique
Superviser la mise en paiement des vacations des formateurs tous statuts
Mettre à jour la base formateur sur le SIRH

· Elaborer les indemnités des chefs d'établissement, DDFPT et coordonnateur
Assurer le reporting sur tableaux de bord
Publiposter les états de service

· Accompagner le DDFPT et/ou le coordonnateur dans la mise en place des formations en apprentissage et calendriers d'alternance
Contrôler et valider les calendriers d'alternance et les fiches signalétiques transmises par les UFA
Valider les éventuelles modifications en cours d'année scolaire
Suivre le process des conventions de stage

· Accompagner la responsable du CFA dans le pilotage qualité de la structure :
S'assurer de la mise à jour des documents internes (modes opératoires) et des éléments destinés aux interlocuteurs
extérieurs (modes opératoires et imprimés) : documents de communication : fiches produits, catalogue de formation,
documents de contractualisation: dossier de candidature, CIF, attestations, procédures de fonctionnement à l'interne et à
destination des partenaires (GRETA / UFA)
Travailler en collaboration avec les responsables du développement sur le respect des taux des indicateurs EDUFORM
au sein des UFA : faire un bilan, analyser et proposer des actions d'amélioration si besoin
Veiller à la récupération des données nécessaires pour répondre aux indicateurs qualité : résultats aux examens, taux
d'insertion, taux de poursuites d'études, taux de ruptures et taux de satisfaction
Piloter les enquêtes de satisfactions
Répondre aux interrogations et aux demandes des intervenants en appui des assistants développeurs
Participer aux audits et aider à la préparation en amont
Venir en appui des équipes et proposer des plans d'action et d'amélioration si besoin
Veiller au respect des règles internes, des process en lien avec EDUFORM et QUALIOPI