Assistant de Direction - RH H/F Avenir Apei

Avenir Apei est une association à but non lucratif de parents et d'amis de personnes en situation de handicap intellectuel.
Avenir Apei accueille et accompagne, depuis la petite enfance et tout au long de leur vie, des personnes en situation de handicap intellectuel, autistes, polyhandicapées et/ou porteuses d'un handicap psychique, dans ses 21 établissements et services répartis dans 3 pôles (1030 places au total). L'ensemble de ces personnes sont accompagnées par près de 550 salariés.
Foyer de Vie Les Mésanges - 78290 CROISSY
Rattaché au Directeur et en lien avec l'ensemble des professionnels de l'établissement et des services supports du siège l'assistant de direction réalise les missions suivantes :
MISSIONS
Accueil - réception
- Gestion et organisation d'agenda, préparation de réunions de travail et réservation de salles
- Répondre au téléphone et assurer ponctuellement l'accueil physique de visiteurs, conseiller et accompagner
- Prendre des messages et les communiquer aux personnes concernées
- Réception et contrôle des livraisons sur site
Secrétariat et gestion administrative
- Frappe et référencement de l'ensemble du courrier de l'établissement
- Gérer les stocks bureautiques et passer commande
- Réaliser de la gestion documentaire
- Gérer divers tableaux de bord et tableaux de suivi à la demande de la direction
- Assurer des tâches de classement et gérer l'archivage.
- Aide à l'actualisation et à la mise en forme des documents
- Organiser l'affichage institutionnel, obligatoire et règlementaire de l'établissement et veiller à son actualisation.
Gestion ressources humaines
- Accueillir les nouveaux salariés
- Diffuser les annonces validées
- Constituer le dossier du candidat et assurer la finalisation du recrutement
- Suivre les dossiers du personnel (60)
- Saisir les variables de paie dans le logiciel paie (EIG )
- Réaliser le suivi des congés du personnel
- Gérer et saisir les arrêts maladie et accidents de travail et transmettre au service RH
- Saisir les déclarations d'accidents de travail
- Suivre et organiser les rendez-vous médecine du travail
Gestion des données comptables et fournisseurs
- Assurer le suivi des factures pour transmission à la comptabilité, suivi des dépenses caisse
- Recherche des fournisseurs, des prestataires, demander des devis
- Passer commande de fournitures et matériels
- Suivre les notes de frais et préparation des remboursements après validation du CDS ou de la direction
Suivi de la maintenance et des prestataires (en lien avec l'agent technique)
- Organiser le suivi général de la maintenance de l'établissement vis-à-vis des prestataires identifiés (GAMMEO)
- Faire intervenir en cas de besoin les prestataires adéquats avec lesquels l'établissement est sous contrat, le cas échéant, faire établir des devis pour les nouveaux prestataires,
- Mise à jour des informations dans le logiciel métier
- Suivi des véhicules de l'IME (RDV révision, contrôle technique, problèmes divers).
- Suivre les mises à jour des différents registres obligatoires
Vie institutionnelle
- Représenter l'ESMS auprès des autres ESMS de l'association
- Participer à des réunions institutionnelles, des groupes de travail ou à des commissions internes ou externes
- Participer à la politique d'action et d'amélioration continue de la qualité
- Participer à l'actualisation régulière des documents institutionnels.
- Maîtrise des logiciels métiers : Octime, EIG, Ageval, IMAGO et Gamméo