Secrétariat Particulier du Directeur de Cabinet H/F Service Public

GROUPE RIFSEEP : 1

Vos activités principales:
1. Missions secrétariat commun
- Assurer l'accueil physique et téléphonique, en assurant le filtrage, l'orientation et le suivi des sollicitations des interlocuteurs internes et externes ;
- Fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes;
- Gérer la planification, l'agenda, les déplacements (réservations, ordres de mission, coordination logistique) de l'autorité servieet organiser les réunions (réservation des salles, élaboration et diffusion des convocations ou invitations, suivi des réponses) ;
- Gérer le courrier, les parapheurs à l'arrivée et au départ;
- Prendre des notes et constituer des dossiers administratifs;
- Rédiger plusieurs types de courriers: félicitations, remerciements, informations, etc;
- Suivre les frais de représentation ;
- Participer à la continuité de l'activité du cabinet en assurant le remplacement de la secrétaire du préfet en son absence;
- Assurer, en binôme, la gestion des fournitures et stock du bureau du cabinet.


2. Distinctions honorifiques
- Solliciter l'entourage des proposants pour constituer les dossiers d'instruction;
- Constituer et vérifier la complétude des dossiers;
- Préparer plusieurs types de documents: arrêtés, lettres de félicitations, diplômes, comptes-rendus, etc;
- Mettre à jour les tableaux de suivis relatif aux distinctions honorifiquesrelevant de son périmètre d'intervention ;
- Planifier les commissions pour la médaille de la jeunesse, des sports et de l'engagement associatif;
- Assurer, en binôme, la gestion du stock de médailles et coupes.


3. Autres missions
- Apporter un appui logistique aux événements organisés à l'hôtel de la préfecture.



Votre environnement professionnel
Activités du service :

Le cabinet, sous la direction d'un sous-préfet, directeur de cabinet, a pour mission d'animer et de coordonner l'action des services chargés de veiller au respect de l'ordre public, à la protection des personnes et des biens et de s'assurer de la cohérence des actions de communication. Il est composé du service des sécurités et du bureau du cabinet.
Le cabinet assure la représentation de l'État auprès des élus, des médias et des représentants socio- économiques du département. Il organise également les déplacements officiels avec les cabinets ministériels dont il est le correspondant permanent. Il suit les affaires électorales, le traitement du courrier, l'instruction des distinctions honorifiques et le protocole.




Composition et effectifs du service :
Le cabinet du préfet est dirigé par un sous-préfet, il est composé de 26 agents et d'1 apprenti.

Liaisons hiérarchiques :
Le préfet, le directeur de cabinet, la cheffe du cabinet.

Liaisons fonctionnelles :
Services de la préfecture et des sous-préfectures, directions départementales interministérielle de l'État, partenaires institutionnels, collectivités territoriales.