Responsable Administratif et Financier H/F Batka

Missions principales

1. Relation et gestion administrative/comptable des managers de transition

- Être l'interlocuteur de référence des managers de transition en mission sur l'ensemble des sujets administratifs et comptables du quotidien, avec la même exigence de qualité et de réactivité que la promesse KeyWe faite au client

- Assurer le suivi administratif et contractuel selon le statut de chaque manager : contrats, documents, avenants, ...

- Assurer la gestion comptable de leur mission (notes de frais, éléments variables, suivi des pièces nécessaires à la facturation et au règlement)

- Collecter, vérifier et contrôler les Comptes Rendus d'activité des managers de transition en mission

- Contribuer au suivi de la satisfaction des managers et des clients sur le volet administratif, et remonter les irritants pour nourrir l'amélioration continue, assurer un lien fluide et de confiance entre les managers en mission, les clients et l'équipe KeyWe sur ces sujets

2. Facturation, recouvrement et gestion fournisseurs

- Établir la facturation client, suivre le poste clients

- Gérer les relances, le suivi des impayés et l'optimisation des délais de règlement

- Piloter le cycle fournisseurs : réception, contrôle, validation et paiement des factures

- Assurer le respect des délais de paiement et la bonne tenue des échéanciers

3. Trésorerie et comptabilité

- Être garant de la trésorerie quotidienne : suivi, pilotage et prévisionnel

- Gérer les relations bancaires courantes (opérations, suivi des comptes)

- Assurer le contrôle des opérations courantes et le suivi comptable, en lien avec l'expert-comptable et le CSP de Batka

- Contribuer activement aux clôtures mensuelles et annuelles

4. Contrôle de gestion et pilotage de la performance

- Produire et faire vivre les indicateurs de performance (commerciaux, financiers, opérationnels) et les tableaux de bord mensuels

- Analyser la performance de l'activité et mettre en lumière les tendances, points d'attention et leviers d'amélioration

- Réaliser les analyses d'écarts (budget et N-1)

- Participer à l'élaboration des budgets prévisionnels, aux exercices d'atterrissage et au suivi de la trajectoire vs objectifs

5. Gestion administrative générale, conformité et outils

- Piloter l'ensemble des processus administratifs courants de KeyWe (documents légaux de la société, suivi des obligations réglementaires)

- Assurer l'interface avec les organismes externes (assurances, administrations, expert-comptable, commissaire aux comptes)

- Produire les documents clients

- Veiller à la conformité contractuelle et RGPD des documents administratifs traités (données sensibles des managers et clients)

- Contribuer à l'amélioration continue de l'utilisation d'Odoo (ERP KeyWe) sur les processus administratifs, comptables et de facturation

- Être force de proposition pour tester et déployer des automatisations, intégrer l'IA dans nos process, et développer l'efficience de l'activité, contribuer à simplifier et fiabiliser les process existants

6. Recrutement interne

- Piloter le recrutement pour les besoins internes de KeyWe (hors managers de transition placés chez les clients) : rédaction et diffusion des offres, sourcing, présélection des candidatures

- Organiser et mener les entretiens

- Assurer le suivi du processus jusqu'à l'intégration des nouveaux collaborateurs

Résultats attendus

- Fiabilité et respect des délais de facturation client, sur la base de CRA correctement collectés et contrôlés

- Réduction et maîtrise des délais de règlement clients (DSO) et du niveau d'impayés

- Respect des délais de paiement fournisseurs et bonne tenue des échéanciers

- Fiabilité et tenue des délais des clôtures mensuelles, qualité et régularité des tableaux de bord et analyses d'écarts

- Qualité perçue de l'expérience administrative par les managers de transition et les clients (réactivité, fluidité, sans couture)

- Progression de l'utilisation d'Odoo et gains d'efficacité obtenus grâce aux automatisations mises en place

- Recrutements internes