Assistant Administratif H/F

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Objectifs des services administratifs
Le service administratif prend en charge l'organisation quotidienne et le traitement de différents dossiers : achats, clients approvisionnement, suivi SAV, relance client.

Objectifs du poste
- L'Assistante administrative est la vitrine de la société en externe. Elle assure l'accueil physique des visiteurs et/ou téléphonique des clients et des prestataires extérieurs.
- Sa mission est également administrative puisqu'elle est chargée de la rédaction du courrier, de la saisie de documents et du classement des dossiers.
- Elle gère au quotidien le suivi des commandes clients, vérifie les approvisionnements et passent les commandes achats.

ROLES ET RESPONSABILITES

Rattaché au Responsable de site, l'Assistante administrative a les responsabilités suivantes :

- Répondre au téléphone et filtrer les appels entrants
- Vérifier et contrôler les ordres de fabrication clients,
- Vérifier l'état du compte client, effectuer des relances de règlement si nécessaires
- Transmettre les ordres de fabrication au service production après contrôle
- Effectuer les réapprovisionnements papier, matériels, films, axes...
- Saisir les commandes achats.
- Saisir les entrées et les sorties matières et les produits finis (documents de stocks).
- Editer des états d'inventaire, contrôle les écarts de stock, saisie des inventaires.
- Mettre à jour les dossiers fournisseurs et actualiser la base de données (qui liste les produits référencés).
- Réaliser le suivi administratif du service après-vente, mails, facturation
- Effectuer la facturation clients à partir des bons de livraison et transmet au client par le biais de plateforme ou mail.
- Faire les rapprochements des bons de commande, bons de livraisons fournisseurs avec la facture, contrôle prix, quantité avant passation au service comptable pour règlement.

COMPETENCES & QUALITES REQUISES
Compétences techniques (savoir et savoir-faire) :
- Connaissance des produits destinés à la vente
- Savoir utiliser les logiciels bureautiques (traitement de texte, tableur, messagerie) et de la gestion commerciale.

Compétences relationnelles (savoir-être) :
Autonomie, organisée, rapidité et réactivité
Avoir un bon sens relationnel, une bonne écoute, une capacité d'adaptation
Dynamisme et rigueur
Sens de l'écoute, de l'organisation et d'observation
Esprit d'équipe et de l'entraide
Respect de l'organisation du site
Respect des collègues et de la hiérarchie

Les plus du poste :
- Entreprise familiale à taille humaine
- Bonne ambiance et conditions de travail
- Salaire fixe + prime annuelle tickets restaurant et mutuelle pris à 100% par l'entreprise.