Assistant Administratif au Centre Opérationnel de Sécurité Cos H/F Sotel Groupe

- La sécurité aérienne

- La télésurveillance

- Lintervention et la surveillance humaine

- L'installation de systèmes de sécurité

- La formation

• Accueil Téléphonique et Gestion quotidienne de la relation client "Service-Client" et "Service client-banque"
• Gestion des boîtes mail
• Être l'interlocuteur(trice) pour toute demande opérationnelle ou administrative
• Réceptionner, analyser et traiter les demandes clients (mail, téléphone, plateforme dédiée, demandes d'informations, réclamations, résiliations..), mise à jour de la base "réclamations, résiliation" et transmission des questions ou litiges complexes au commercial en charge du client et/ou aux services internes (PC base, COS, comptabilité)
• Réalisation et transmission des devis au client, suivi et relance
• Suivi des contrats Télésurveillance jusqu'à réception d'un dossier complet
• Prise en charge des contrats unitaires "simples", qui ne nécessitent pas de visite sur site (tarif, conditions paiement, consignes)
• Volet Appels d'offres : veille, aide au montage des dossiers
• Veiller à la bonne circulation des informations entre le client, les équipes internes et les prestataires
• Réaliser les appels sortants (suivi d'intervention, relance prestataires, coordination terrain)
• Coordonner les prestataires intervenant pour le compte du client

• Rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des actions décidées
• Garantir le respect des engagements contractuels (délais, qualité de service)
• Suivre l'avancement des travaux et des prestations en cours
• Mettre à jour les tableaux de suivi des prestations
• Assurer la traçabilité des interventions et des actions correctives
• Centraliser les documents administratifs liés aux prestations
• Participer à l'amélioration continue des procédures internes
• Réalisation de statistiques clients et/ou prestataires
• Classement des contrats (clients, partenaires..) et tous documents contractuels
• Gestion de la base documentaire : tous documents commerciaux, et notamment les annexes aux réponses d'AO (docs RSE, PSSI (Politique de sécurité du système d'information)
• Suivi et mise à jour des documents sur les plateformes : PROVIGIS, e-attestations, etc..
• Transmission des informations à destination des différents services Sotel (comptabilité, exploitation, intervention et commercial)
• Accompagnement du service comptabilité en cas de litige facture
• Suivi des contrôle Carte professionnelle
• Contrôle semestriel des documents administratifs

• Saisie des télédéclarations de vidéoprotection pour le compte de clients
• Suivi des visites préventives pour les clients ayant souscrit l'option et mise à jour du fichier de suivi, relances des mainteneurs, classement des comptes-rendus d'interventions et PV de préventives
• Formation par téléphone/visio des utilisateurs clients au fonctionnement des PTI
• Traitement des réquisitions vidéo, transmission aux clients, saisie des demandes dans l'outil SOTEL SAV
• Préparation réunion qualité
• Organisation et suivi des campagnes de contrôles des MA sur site par prestataires.
• Toute mission ponctuelle demandée par un hiérarchique