Assistante de Direction - Anglais Courant H/F LB Ressources

ASSISTANTE DE DIRECTION / ANGLAIS COURANT

OFFICE MANAGER

Marseille 8e - Secteur Deuxième Prado

Rémunération : 50 000 € à 60 000 € brut annuel

Un poste clé, au coeur de l'organisation et en proximité directe avec la Direction

Vous recherchez un poste où vous pouvez être au coeur de l'organisation, travailler en proximité directe avec la Direction et avoir un véritable impact sur le fonctionnement quotidien de l'entreprise ?

Nous recherchons un(e) Office Manager / Assistante de Direction capable de devenir un véritable point d'appui pour la Direction et les équipes.

Ce poste s'adresse à une personne expérimentée, autonome et organisée, qui aime anticiper, coordonner, structurer et faire avancer les sujets.

Votre rôle

Véritable point d'appui de la Direction, vous intervenez sur un périmètre large et varié.

Votre objectif : sécuriser l'organisation, fluidifier les échanges et permettre à la Direction de se concentrer sur ses priorités.

Vous serez notamment amené(e) à intervenir sur :

Organisation & assistance à la Direction

• Gestion et optimisation de l'agenda de la Direction.
• Organisation des rendez-vous, réunions et déplacements.
• Préparation des réunions et des dossiers.
• Rédaction de courriers, comptes rendus, notes et présentations.
• Gestion des appels, mails et sollicitations.
• Suivi des décisions prises par la Direction.
• Relance des différents interlocuteurs et suivi des actions.

Administration & gestion quotidienne

• Gestion et suivi des documents administratifs.
• Classement et archivage.
• Suivi des contrats, abonnements, assurances et prestations.
• Gestion des fournisseurs et des frais généraux.
• Suivi des échéances administratives.
• Gestion des signatures et circuits de validation.
• Mise en place et suivi de tableaux de bord.

Suivi comptable et financier

• Contrôle et traitement des notes de frais.
• Suivi des cartes bancaires professionnelles.
• Collecte et contrôle des justificatifs.
• Suivi des factures et des échéances.
• Préparation des éléments destinés à la comptabilité.
• Élaboration de tableaux de suivi pour la Direction.

Contrats, assurances & juridique

• Centralisation et suivi des contrats.
• Gestion des échéanciers et des renouvellements.
• Suivi des résiliations et préavis.
• Suivi des signatures.
• Gestion administrative des assurances et des sinistres.
• Centralisation des dossiers précontentieux et contentieux.
• Interface avec les avocats, assureurs et conseils externes.

Administration du personnel & RH

• Gestion des dossiers salariés.
• Préparation administrative des embauches.
• Suivi des périodes d'essai.
• Suivi des congés, absences et visites médicales.
• Gestion de la mutuelle, prévoyance et titres-restaurant.
• Préparation administrative des départs.
• Transmission des éléments nécessaires à la paie.

Un poste où l'anticipation fait la différence

Nous recherchons avant tout une personne qui ne se contente pas d'attendre les demandes.

Vous savez identifier une échéance, relancer un interlocuteur, détecter un risque, mettre en place un outil de suivi ou proposer une meilleure organisation.

Vous êtes la personne qui sait dire :

« J'ai anticipé le sujet, voici où nous en sommes et voici ce que je vous propose. »

C'est cette capacité à prendre les sujets en main et à aller au bout des dossiers qui fera votre réussite.

Le profil recherché

Vous disposez d'une expérience significative sur un poste d'Office Manager, Assistante de Direction, Assistante de Direction Générale ou fonction similaire.

Vous êtes reconnu(e) pour :

• Votre rigueur et votre sens de l'organisation.
• Votre autonomie.
• Votre capacité d'anticipation.
• Votre fiabilité.
• Votre discrétion et votre respect absolu de la confidentialité.
• Votre capacité à gérer plusieurs sujets simultanément.
• Votre aisance relationnelle et votre diplomatie.
• Votre capacité à travailler avec des interlocuteurs variés.
• Votre excellent niveau rédactionnel et votre parfaite maîtrise de l'orthographe.

Une bonne maîtrise de Word, Excel, PowerPoint et Outlook est indispensable. Une bonne compréhension des sujets comptables, RH et administratifs sera particulièrement appréciée.

Pourquoi rejoindre ce poste ?

Parce qu'il ne s'agit pas d'un simple poste administratif.

Vous aurez une vraie proximité avec la Direction, une grande autonomie et un périmètre d'intervention particulièrement varié.

Vous serez au coeur du fonctionnement de l'entreprise, avec la possibilité de structurer les méthodes de travail, améliorer les processus et devenir un véritable référent dans l'organisation.

Un poste idéal pour une personne qui aime être au centre de l'action, avoir des responsabilités et voir concrètement l'impact de son travail.

Les conditions

• CDI
• Rémunération : 50 000 € à 60 000 € brut annuel
• Marseille 8e - Secteur Deuxième Prado
• Poste en proximité directe avec la Direction
• Fonction polyvalente et à forte autonomie