Assistant du Service des Marchés H/F

Bibliotheque Nationale de France

1. Assurer le secrétariat du service des marchés
Assister la cheffe du service et les juristes dans leurs activités quotidiennes.
Organiser les réunions, rendez-vous et gérer les agendas.
Rédiger, mettre en forme et diffuser des courriers, notes, comptes rendus et autres documents administratifs.
Gérer le temps de travail des agents du service via l'outil dédié et les accompagner dans son utilisation.
2. Assurer le suivi administratif des procédures de marchés publics
Assurer le suivi administratif des procédures de passation, de l'attribution en commission des marchés jusqu'à la notification.
Rédiger les décisions d'attribution des marchés
Assurer le suivi des consultations publiées sur PLACE, la plateforme des achats de l'Etat, et apporter un premier niveau d'assistance aux entreprises candidates (modalités de dépôt des offres, renseignements administratifs, orientation des demandes).
Accueillir et renseigner les entreprises, à distance ou sur site, tout au long de la procédure.
Contrôler la complétude et la régularité des pièces administratives produites par les titulaires préalablement à la signature électronique des marchés.
Assurer le suivi du circuit de visa et de signature des marchés, notamment au moyen des outils de signature électronique (DocuSign ou outil équivalent), et veiller au respect des délégations de signature.
Procéder à la notification des marchés, avenants, actes spéciaux de sous-traitance et plus généralement de tous les actes liés à l'exécution des contrats.
Vérifier la bonne réception des notifications par les titulaires.
-Diffuser les pièces contractuelles aux services concernés.
Publier les avis d'attribution
Assurer la dématérialisation, le classement et l'archivage des dossiers de marchés dans les outils documentaires de l'établissement.
3. Assurer le secrétariat des commissions et comités
Organiser les réunions des commissions intervenant dans les procédures de passation des marchés (Commission des marchés, Comité de lancement des marchés).
Préparer les convocations ordres du jour
Rédiger les procès-verbaux et comptes rendus.
Assurer le suivi administratif des décisions prises et la diffusion des documents nécessaires.
4. Assurer le suivi des outils et de l'activité du service
Assurer le lien entre les plateformes de dématérialisation (PLACE notamment) et les outils internes de gestion et d'archivage des marchés.
Assurer un rôle de référent administratif sur les outils métiers utilisés par le service et accompagner les utilisateurs dans leur mise en oeuvre.
Mettre à jour les tableaux de bord de suivi des procédures et de l'activité du service.
Assurer le suivi des indicateurs, des échéances et du reporting de l'activité du service.
Contribuer à la fiabilisation des données et à l'amélioration continue des procédures administratives.
Environnement professionnel
Le département des affaires juridiques et de la commande public assure le conseil de l'établissement dans tous les domaines du droit à l'exception de ceux relatifs aux ressources humaines. Il comporte un service des marchés en charge de la commande publique et un service juridique en charge de tous les autres aspects du droit applicable à l'établissement. Son activité va du conseil à l'élaboration des textes, à l'élaboration des engagements contractuels de l'établissement, au suivi juridique de leur évolution et de leur exécution et, au précontentieux et contentieux qui impliquent l'établissement.
Liaisons hiérarchiques
La cheffe de service
Liaisons fonctionnelles .
Les juristes marchés publics, le chef de la mission achat, les autres agents du département, les entreprises soumissionnaires.
Le poste contribue directement à la sécurité administrative et juridique des procédures de passation et d'exécution des marchés publics.