Assistant Administratif et Commercial H/F Qualiplast

Dans le cadre de notre développement, nous recherchons un(e) Assistant(e) Administratif & Commercial H/F pour renforcer notre équipe et accompagner le suivi administratif, commercial et financier de nos activités dans les secteurs du BTP, des Travaux Publics, du Génie Civil et du secteur viticole.

Véritable interface entre l'administration, les clients et les équipes opérationnelles, vous jouez un rôle central dans le bon suivi de nos chantiers et dans la gestion quotidienne de l'activité.

Vos missions :

1. Gestion administrative & commerciale (70 % de l'activité) : vous prenez en charge l'ensemble de la chaîne administrative et commerciale

• Réception et traitement des demandes clients ;
• Saisie, préparation et transmission des devis, avec prise en compte des spécificités propres aux secteurs viticole et BTP/GC ;
• Établissement des factures classiques ainsi que des factures de situation / situations de travaux selon l'avancement des chantiers ;
• Utilisation de notre logiciel EBP BTP Pro Élite pour la facturation et le suivi administratif ;
• Suivi des encaissements et de la trésorerie liée aux chantiers ;
• Relances clients et suivi des règlements ;
• Suivi des retenues de garantie et des cautions bancaires, jusqu'à leur libération ;
• Gestion administrative (boîte mail principale, accueil téléphonique, courrier, assurances....)

2. Suivi opérationnel & reporting : en lien étroit avec les conducteurs de travaux, vous participez au suivi de la rentabilité et de la performance des chantiers :

• Centralisation, contrôle et saisie des heures réalisées par le personnel de chantier ;
• Vérification des données transmises par les équipes opérationnelles ;
• Participation à l'analyse de la rentabilité des chantiers ;
• Mise à jour des tableaux de bord et outils de reporting sur Excel ;
• Suivi des budgets, des heures consommées et des restes à facturer ;
• Préparation des éléments nécessaires au pilotage de l'activité.

3. Développement des marchés publics - Axe stratégique : dans le cadre du développement de notre activité auprès des donneurs d'ordre publics, vous serez progressivement amené(e) à prendre en charge la partie administrative des marchés publics :

• Constitution et suivi des dossiers administratifs des sous-traitants ;
• Préparation des dossiers d'agrément, notamment les formulaires DC4 ;
• Collecte et contrôle des pièces administratives obligatoires ;
• Participation à la constitution des dossiers de réponse aux appels d'offres ;
• Préparation des documents administratifs (DC1, DC2, attestations, etc.) ;
• Dépôt dématérialisé des candidatures et offres sur les plateformes dédiées ;
• Suivi administratif des dossiers jusqu'à leur finalisation.

4. Administratif Social : entrées/sorties du personnel