Responsable Services Administratif et Planification H/F ISIS MEDICAL OUEST

Rattaché(e) à la direction, vous assurez le management direct des équipes administrative et planification. Vous veillez à la bonne organisation des services, à la fluidité des échanges et à la qualité du travail réalisé.

Vous disposez d'une réelle autonomie dans la gestion quotidienne de votre périmètre et prenez les décisions organisationnelles nécessaires en concertation avec la direction.

Management et accompagnement des équipes

• Encadrer et accompagner au quotidien les collaborateurs des services administratif et planification ;
• Organiser et répartir les missions au sein des équipes ;
• Définir les priorités et veiller au respect des délais ;
• Assurer la gestion des absences, des congés et des besoins de remplacement afin de garantir la continuité des services ;
• Animer les réunions d'équipe et assurer la bonne circulation des informations ;
• Accompagner les collaborateurs dans leur montée en compétences ;
• Réaliser les entretiens annuels et professionnels ;
• Identifier les besoins en formation et participer à la construction des plans d'accompagnement ;
• Participer activement aux recrutements : définition des besoins, rédaction et diffusion des offres, sélection des candidatures et conduite des entretiens ;
• Organiser et suivre l'intégration des nouveaux collaborateurs ;
• Prévenir et gérer les éventuelles difficultés individuelles ou collectives, en lien avec la direction et le service RH.

Pilotage du service administratif

• Superviser la gestion administrative des dossiers patients ;
• Garantir la fiabilité, la conformité et la mise à jour des informations enregistrées dans les différents outils ;
• Veiller au traitement des demandes, des documents et des échanges avec les patients, les prescripteurs et les partenaires ;
• Suivre les dossiers en attente et les éventuelles anomalies ;
• Contrôler la qualité du travail réalisé et mettre en place les actions correctives nécessaires ;
• Participer à l'amélioration et à l'harmonisation des pratiques administratives.

Pilotage du service planification

• Superviser l'organisation des interventions et des tournées des équipes terrain ;
• Veiller à une répartition cohérente de l'activité, en tenant compte des secteurs géographiques, des priorités et des contraintes opérationnelles ;
• Garantir la prise en charge des demandes urgentes et assurer les réajustements nécessaires ;
• Anticiper les variations d'activité et adapter l'organisation des équipes ;
• Collaborer étroitement avec les responsables techniques, les équipes terrain, le service administratif et les autres services de l'entreprise ;
• Suivre les indicateurs liés à l'activité, à la qualité de la planification et au respect des délais.

Coordination et amélioration continue

• Assurer le lien entre les services administratif, planification, technique, commercial, logistique, qualité et la direction ;
• Prendre les décisions nécessaires au bon fonctionnement quotidien des services, en concertation avec la direction ;
• Identifier et analyser les dysfonctionnements ;
• Proposer et mettre en oeuvre des actions correctives et des axes d'amélioration ;
• Participer à la création, à la mise à jour et au déploiement des procédures et modes opératoires ;
• Accompagner les équipes dans les évolutions organisationnelles et les changements d'outils ;
• Suivre les indicateurs de performance et réaliser un reporting régulier auprès de la direction.