Secrétaire Administrative Comptable H/F
Eclas 79
- Melle - 79
- CDD
- Bac
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. 3 ans min.
Détail du poste
MISSIONS GENERALES DU POSTE
Accueil
- Accueil physique et téléphonique des usagers, gestion du standard et messagerie avec transmissions des informations aux personnes concernées
- Réception et tri du courrier et des mails
Élus :
- Lettre de remerciement pour les subventions
- Impression+ envoi
Salariés :
- Réalisation des fiches de paie pour l'ensemble des salariés de l'association.
Bénévoles :
- Vérification des feuilles de frais de déplacement
Stagiaires :
- Réception et impression de la prescription
- Création du dossier papier, informatique et tableau stagiaires
- Impression des documents administratifs pour la constitution du dossier HSP
- Contacte le futur stagiaire pour prise de rdv d'accueil avec demande de documents
- Après le RDV d'accueil, scanne les documents à mettre dans le dossier informatique
- Vérification du téléphone, mail, adresse.
- Envoi d'un mail au prescripteur pour information d'entrée du stagiaire
- Relance pour les documents manquants
- Sortie stagiaire, courrier de sortie stagiaire+ attestation de présence+ mail au prescripteur
- Archivage du dossier informatique et papier
- Envoi un tableau des sorties à l'ASFODEP et envoi de mail pour des suspensions
- Préparation des feuilles d'émargement pour le suivi région
- Facturation des permanences auprès des financeurs/partenaires/clients
Conseil d'administration :
- Élaboration de la convocation
- Envoi par mail
- Mettre en forme le compte rendu du conseil d'administration et le compte rendu de la réunion conseil d'administration et salariées
Assemblée Générale :
- Élaboration de la convocation
- Envoi par mail aux bénévoles, partenaires, élus
Logistique :
- Commande des repas, courses, réservation de salles+ envoi d'un courrier confirmant la demande aux maires
- Élaboration des commandes de fournitures administratives en consultant les besoins de chacun
- Établissement de la commande par mail+ appel au fournisseur pour date de livraison
- Réception et contrôle de la livraison, rangement
- Gestion du stock par tableau et distribution des besoins de fourniture par demande
- Gestion des clés des locaux
Clients :
- Élaboration des factures- Scan des émargements et de la facture et envoi par mail aux clients
- Encaissement des cours, notation dans le tableau clients et dans le tableau fond de caisse
- Vérification de la caisse
Le profil recherché
Compétences: Classer des documents,Réaliser des opérations comptables,Garantir la confidentialité des informations,Mettre à jour un dossier, une base de données
Qualification: Technicien
Secteur d'activité: Autres enseignements
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Publiée le 06/08/2026 - Réf : 212BJFP
