Chargé ADV & Assistant Commercial Bilingue Allemand H/F

• FINALITE DE L'EMPLOI

Rattaché(e) à la Responsable Commercial et fonctionnellement à la Responsable ADV LBDB, le/la Chargé(e) ADV / Assistant(e) Commercial(e) a pour principale mission d'assurer la gestion administrative des ventes d'un périmètre - de la prise de commande jusqu'à l'expédition et la facturation - ainsi qu'un appui commercial actif à l'équipe de vente. Interlocuteur/trice privilégié(e) des clients, il/elle assure également l'interface quotidienne, en français et en allemand, avec les équipes basées en Allemagne.

RELATIONS DE TRAVAIL

Il/Elle reporte hiérarchiquement à la Responsable Commercial France et fonctionnellement à la Responsable ADV LBDB.

RELATIONS INTERNES

En relation avec les équipes commerciales terrain (Directeurs des Ventes, Commerciaux, Responsables de zones, Agents) pour le suivi des dossiers.

En relation étroite et quotidienne, en allemand, avec les équipes basées en Allemagne (commerce, ADV, supply chain, marketing) pour assurer la coordination du business France.

En lien avec les services ordonnancement et achats/approvisionnements (délais de disponibilités des produits) et avec le planificateur (planification des commandes).

En contact avec les services qualité (retours ou réclamations clients), expéditions (suivi des commandes), comptabilité (suivi des paiements) et marketing (nouveautés produits et PLV).

Echanges avec le service informatique (gestion de l'ERP).

RELATION EXTERNES

Il/Elle est en contact avec les clients, et ponctuellement avec les transporteurs (expédition des commandes).

DESCRIPTION DES ACTIVITES SIGNIFICATIVES

Niveau 1

Renseigner l'ERP :

• Etablir des offres de prix aux clients sur la base des instructions des équipes commerciales
• Saisir les commandes de vente client, veiller à leur conformité par rapport à ce qui a été défini avec l'équipe de vente et le client
• Le cas échéant, procéder à la correction auprès du client
• Confirmer les commandes aux clients
• Réaliser le suivi des commandes de ventes
  • Vérifier que les délais confirmés sont réalisables au regard des stocks
  • Contrôler que le client est bien à jour dans ses paiements avant d'enregistrer une nouvelle commande, que sa couverture COFACE est suffisante
  • S'assurer que la commande est bien expédiée dans les délais confirmés
  • Suivre les reliquats de commande et les gérer
  • Transmettre aux services supports de la supply chain les informations pertinentes pour le bon déroulement du process (quantités exceptionnelles, prévisions de vente lorsque le client ou le commercial les transmet)
• Renseigner le client si besoin sur le suivi de sa livraison
• Générer la facturation et la transmettre au client
• Veiller au suivi du carnet de commandes dont il a la charge et de sa mise à jour

Gérer les litiges :

• Recevoir les réclamations des clients dont il s'occupe et les répertorier
• Informer les services supports concernés (qualité, production, expéditions, achats, marketing) des réclamations enregistrées
  • S'assurer de leur prise en charge
  • En assurer le suivi jusqu'au retour auprès du client

Assurer l'assistanat commercial :

• Assurer l'interface entre l'équipe commerciale France, les clients et les équipes Allemagne
• Préparer et mettre en forme les offres commerciales, devis, tableaux de suivi et présentations clients
• Assurer le suivi des actions commerciales, des relances et des rendez-vous définis par la Direction Commerciale
• Gérer les échanges courants (mails, appels) en français et en allemand avec les interlocuteurs internes et externes
• Traduire et adapter les documents commerciaux et supports entre le français et l'allemand
• Organiser la logistique des déplacements, salons et réunions commerciales
• Contribuer à la remontée d'informations marché et concurrence auprès de l'équipe commerciale

Niveau 2 (Niveau 1 acquis et réalisé)

Renseigner l'ERP :

• Créer les comptes clients et s'assurer de leur exactitude dans les données
• Mettre à jour les tarifs de ventes clients (tarif personnalisé, promotions)

Optimiser le fonctionnement de la base de données clients :

• Mettre à jour les données clients

Mettre à jour les matrices clients :

• Fournir au client toutes les informations utiles au référencement de nouveau produit (dimensions des articles, visuels, colisage, ...)
• Sur demande du client, compléter leurs bases de données

Déclarer le Chiffre d'Affaires (CA) :

• Déclarer aux clients qui le demandent les CA des périodes demandées
• Signaler à son N+1 toute nouvelle attribution de Remise de Fin d'Année (RFA)
• Etablir les avoirs au titre des RFA (en transmettre une copie à son N+1)
• Valider en comptabilité les factures client correspondant à des participations publicitaires
  

Liste des tâches non-exhaustive

RESPONSABILITES EXERCEES ET LATITUDE D'ACTION

• Organiser son travail et gérer les priorités liées à l'activité commerciale
• Signaler à sa hiérarchie toute anomalie
• S'assurer du bon avancement des commandes
• Être garant de la qualité des données clients et commandes de vente renseignées dans l'ERP
• Veiller à la satisfaction du client