Secrétaire Administrative H/F

Institut Europia

Missions principales
1. Secrétariat et gestion administrative La personne recrutée aura pour mission d'assurer le bon fonctionnement administratif quotidien de l'Institut EuropIA. Ses missions incluront notamment : accueil physique et téléphonique ; gestion des emails et du courrier ; prise de rendez-vous et organisation d'agendas ; rédaction, mise en forme et classement de documents administratifs ; préparation de comptes rendus de réunion ; suivi des dossiers internes ; gestion et archivage des contrats, conventions, factures et documents officiels ; coordination avec les membres de l'équipe, les partenaires et les prestataires aide à la préparation de réunions internes et externes ; suivi des tableaux de bord et fichiers de travail partagés. 2 Soutien aux activités principales de l'Institut EuropIA
2. Soutien aux activités principales de l Institut EuropIA La secrétaire participera également au suivi des activités principales de l'Institut : soutien administratif aux projets liés à l'intelligence artificielle ; aide à l'organisation de conférences, rencontres professionnelles et événements institutionnels ; suivi des échanges avec les partenaires publics, privés et internationaux ; préparation de dossiers de présentation, invitations, listes de contacts et supports de communication ; mise à jour de bases de données partenaires, sponsors, intervenants et invités ; participation à la coordination logistique des événements organisés par l'Institut.
3. Missions proches du WAIFF Dans le cadre du WAIFF - World AI Film Festival, Ses missions pourront inclure : aide à la préparation et au suivi du calendrier des événements WAIFF ; coordination avec les partenaires internationaux du festival ; suivi des invitations, confirmations de présence et accréditations ; gestion des listes d'invités, VIP, jurys, intervenants, sponsors et partenaires ; aide à l'organisation des réunions avec les partenaires étrangers ; préparation des documents de travail liés aux éditions internationales du WAIF suivi des candidatures, inscriptions et informations des participants ; coordination logistique avec les prestataires : lieux, accueil, technique, transport, hébergement, restauration ; aide à la préparation des programmes, déroulés, conducteurs et feuilles de route ; participation à la coordination des panels, workshops, projections, cérémonies et moments de networking ; suivi des besoins des sponsors et partenaires pendant les événements ; soutien à la communication avant, pendant et après les événements ; aide à la collecte des photos, vidéos, retombées presse et bilans post-événement ; préparation de rapports simples après les événements