Assistant Administratif - Commune de Saint Paul H/F

Communes

Placé(e) sous l'autorité du Responsable de la cellule Élagage et Irrigation et en lien fonctionnel avec l'assistante de direction, l'assistant(e) administratif(ive) de la cellule Élagage et Irrigation a pour missions d'assister le Responsable de cellule dans les tâches de gestion administrative et financière dans un souci de fiabilité et de qualité d'exécution. Il/Elle assure l'accueil, réceptionne et oriente les correspondants internes et externes. Il/Elle fournit les renseignements dans le domaine d'activités de la cellule. Il/Elle assure la gestion de la relation usagers de la cellule (accueil téléphonique, gestion des courriers, enregistrement, suivi et clôture des demandes).

- Temps complet : 35 heures
- Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuelle (article L332-8 du code général de la fonction publique).

-Accueil physique et téléphonique de la cellule

-Réception, enregistrement sous Atal, traitement et orientation des appels téléphoniques

-Gestion de l'agenda et rappel de rendez-vous du personnel de la cellule

-Gestion administrative du courrier (Rédaction, mise en forme, envoi dans le circuit de signature, suivi et archivage, reprographie)

- Enregistrement sous Atal des demandes d'intervention de la cellule et suivi de leur avancement

-Préparation, mise en forme, classement et archivage des documents suivants selon le cadre défini par l'administration (version papier et numérique) : courriers, prise de notes, comptes-rendus, décisions, notes de service, conventions, délibérations, attestations de service fait, documents techniques, marchés publics, etc.

-Gestion des équipements de protection individuelle, fournitures et matériels de bureau de la cellule

-Réservation de salles, de matériels et de véhicules pour répondre aux besoins de la cellule (réunions, formation, déplacement etc.)

-Organisation des déplacements

-Gestion des commandes auprès des prestataires mobilisés par la cellule (création de tiers, établissement de bons de commande, gestion et contrôle des factures)

-Gestion des outils de suivi d'activités de la cellule (tableaux de bord, tableaux de suivi financier, tableaux de suivi des indicateurs, ...)

-Suivi administratif des personnels de la cellule (congés, suivi des heures supplémentaires, formation, notes de service, entretien annuel, et autres procédures provenant de la DRH)