Assistant Administratif H/F
Gip Fcip de L'academie D'aix Marseille
- Aix-en-Provence - 13
- CDD
- Bac
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
Détail du poste
Coordonnée par la responsable du pôle, la mission de l'assistant(e) administratif(ve) portera principalement sur le suivi administratif de projets bénéficiant de financements européens (ERASMUS) et des collectivités territoriales.
- Activités principales
- Assurer l'accueil téléphonique et physique du pôle mobilité
- Trier et orienter le « courrier arrivé » du pôle, assurer la tenue de la boite mail du pôle et orienter les courriels reçus
- Organiser des réunions, séminaires et évènementiels,
- Réaliser les demandes de devis, les bons de commandes, traitement des frais de déplacement
- Assurer le suivi opérationnel, administratif et financier des projets
- Vérifier l'éligibilité et les pièces justificatives de réalisation selon les exigences du financeur,
- Saisir les données dans l'outil d'information budgétaire et comptable et sur les plateformes numériques pour les mobilités européennes,
- Assurer l'archivage papier et numérique des pièces administratives, dans une démarche progressive de dématérialisation des dossiers
- Participer à la démarche d'amélioration continue.
- Activités liées au fonctionnement du GIP
(Uniquement pour les personnels basés dans les locaux du GIP-FCIP)
Participer au bon fonctionnement du GIP-FCIP et assurer occasionnellement : le standard téléphonique, la réception du courrier et son enregistrement, la fermeture des locaux.
- Compétences comportementales
- Bonne qualité rédactionnelle
- Savoir gérer les priorités, les délais et les aléas
- Respect de la confidentialité des données traitées,
- Rigueur et précision dans l'organisation du traitement et de la saisie de données,
- Autonomie, capacité à s'organiser et à rendre compte,
- Dynamisme et esprit d'initiative,
- Aptitudes relationnelles pour travailler en transversalité avec plusieurs types de contacts.
- Compétences techniques
- Aptitude à la conduite de tâches administratives
- Maîtrise des logiciels bureautiques : Word, Excel, PowerPoint
Le profil recherché
Compétences: Accueillir, orienter, renseigner un public,Mettre à jour un dossier, une base de données,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Réaliser des bons de commandes, traiter des frais,Vérifier l'éligibilité et pièces justificatives,Saisir données sur plateformes numériques,Assurer le suivi opérationnel et administratif ,Trier et orienter le courrier/mail du pôle,Organiser des réunions, séminaires, évènementiels,Participer à la démarche d'amélioration continue,Assurer l'archivage papier et numérique
Qualification: Employé non qualifié
Secteur d'activité: Formation continue d'adultes
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Publiée le 23/07/2026 - Réf : 211PMCM
