Gestionnaire de Formation Pédago-Administrative H/F
Université Paris-Saclay
- Le Kremlin-Bicêtre - 94
- CDD
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Enseignement • Formation
Les compétences pour ce job
- Anglais
Détail du poste
Activités principales pour la fonction d'assistante de formation pédagogie-administrative :
· Suivi pédagogique et administratif des actions de formation
- Diffusion d'informations et communication sur les actions de formation en amont
- Production de document liés à l'action de formation en lien avec le service formation continue de la Faculté
- Participer et assurer le suivi administratif des actions de formations
- Suivi et mise à jour des procédures liées à l'organisation administrative des actions de formation
- Suivi des candidatures web (eCandidat) et assistance pour la gestion des inscriptions web (Iaprimo et Apoweb) en lien avec Apogée
- Réservation et vérification de la disponibilité des différents moyens nécessaires à la réalisation de la formation (ex : salle, matériel, logiciels, documents)
- Suivi du planning des formations
- Suivi logistique des actions de formation
- Vérification de la présence des apprenants et des enseignants
- Suivi de la réalisation des évaluations et relance en cas de non réalisation ou de retard
- Gestion en cas d'incidents majeurs (absence de formateurs, indisponibilité des salles de formation ou de matériel...) et suivi de la résolution des incidents
- Aide auprès de la gestionnaire de formation pour la mise à jour du site internet pour les formations FMC
· Gestion « scolarité/pédagogique » des stagiaires
- Suivi et gestion des candidatures sous la supervision de la responsable pédagogique
- Saisie des inscriptions sur le logiciel APOGEE
- Vérification des dossiers d'inscription et relances auprès des stagiaires
- Édition et envoi des certificats de scolarité
- Gestion et organisation des sessions d'examen : convocation aux examens, préparation et impression des sujets d'examen, accueil des candidats et distribution des copies pour les examens sur site, anonymisation des copies, levée d'anonymat
- Édition et envoi des attestations de réussite/ajournement
- Demande d'édition des diplômes, envoi des coupons réponses, envoi des diplômes par courrier recommandé Suivi de la scolarité des apprenants :
- Gestion des candidatures et des inscriptions en lien avec les responsables de formation
- Accueil des apprenants
- Suivi et accompagnement « au quotidien » des apprenants
- Création et mise en place des liens pour les cours en ligne
- Récupération (auprès des intervenants) et dépôt des supports de cours sur la plateforme dédiée (eCampus)
- Informations des apprenants, identification et traitement des problèmes et difficultés rencontrés par les apprenants
- Assurer la gestion de l'évaluation et des sessions d'examens
- Gestion les résultats d'examens, rédaction des procès-verbaux, remise des diplômes
· Gestion administrative du Département pour les tâches suivantes
- Coordination avec les secrétariats pédagogiques pour la gestion des différentes formations (liste des inscrits, transmission des documents...)
- Mise à jour du tableau des formations
- Gestion ecampus :
Le profil recherché
Compétences, savoirs:
- Connaissance générale du système éducatif de l'enseignement supérieur
- Notions de base de la réglementation de la formation continue du secteur santé
- Maîtrise des techniques de gestion administratives et de secrétariat
- Connaissance de la diversité des publics (stagiaires, employeurs, enseignants, partenaires, équipes pédagogiques)
- Anglais : compréhension écrite et orale : niveau scolaire
Savoir-faire:
- Avoir le sens de l'organisation
- Prendre des initiatives pour faciliter le fonctionnement du service et le déroulement des actions d'information publiques
- S'exprimer de façon claire et concise, aisance rédactionnelle et orale
- Aider son interlocuteur à formuler et préciser sa demande
- Utiliser les techniques documentaires
- Rédiger des documents simples d'information et de communication
- Se documenter auprès des professionnels pour actualiser et vérifier l'information à donner
- Utiliser des bases de données, les logiciels courants de bureautique et logiciels de mise en forme de documents.
- Gestion des plannings, des diverses formations (notamment des 120 DU/DIU) du Département FMC
- Savoir hiérarchiser l'importance des courriels et appels téléphoniques
- Savoir respecter les plannings
- Savoir rendre compte de son activité professionnelle
Savoir-être:
- Qualité relationnelle et sens de l'accueil du public
- Rigueur et polyvalence
- Capacité d'adaptation et de travail en équipe
- Capacité de travailler en autonomie
- Être vecteur d'initiatives dans le cadre de ses attributions
Publiée le 22/07/2026 - Réf : 2026-2359730
