Gestionnaire Ecole Doctorale H/F

Universite Paris Cite

DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS

Gestion administrative et pédagogique :

* Assurer la coordination administrative de l'école doctorale : accueil de public, permanence
téléphonique et électronique (en français et anglais), organisation du planning des réunions,
convocations aux réunions et conseils, rédaction des comptes rendus ;
* Gérer les dossiers des étudiants de leur inscription à la soutenance de thèse, en s'appuyant sur la
réglementation en vigueur (recensement des conventions de formation, réception et vérification des
dossiers de soutenance) ;
* Organisation des Comités de Suivi Individuel (CSI)
* Assurer un rôle d'interface et de coordination avec les différents services administratifs de
l'université ;
* Assurer le lien entre la direction de l'école doctorale et les différents partenaires (doctorants, unités
de recherche, directeurs de thèse.) ;
* Renseigner les enquêtes pour les tutelles et les partenaires (UFR, Universités, Collège des écoles
doctorales, Ministère, HCERES) : nombre de doctorants, insertion professionnelle, enquête SIREDO, .
* Collaborer avec les laboratoires à l'organisation de congrès, journées de l'école doctorale, réunions
d'entrée et de sortie et autres activités de l'école doctorale, en appui au directeur.

Suivi du financement des doctorants :

* Participer à l'organisation du recrutement des doctorants contractuels (organisation et pilotage administratif du concours des contrats doctoraux, réalisation de tableaux de bord.)
* Suivre les différents appels d'offre pour les financements de thèse (veille scientifique)
* Gérer et proposer des formations en liaison avec le Département des formations du CED
Gestion financière :

* Gestion du budget de l'ED ;
* Suivre l'exécution budgétaire ;
Mise à jour et suivi de données :

* Suivre les indicateurs définis par l'HCERES et la direction de l'école doctorale (taux encadrement, taux
de réussite, durée des thèses, nombre de thèse soutenues.)
* Mise à jour des bases de données de l'ED
* Suivre les abandons de thèses
Communication :
* Assurer la publication et la diffusion des informations scientifiques
* Mettre à jour le site Web, la brochure de l'école doctorale et le vademecum

PROFIL RECHERCHÉ

Connaissances

Organisation et fonctionnement des établissements publics à caractère scientifiques, culturels et
professionnels.
Bonne connaissance des techniques de gestion administrative.
Bonne connaissance de la réglementation et des procédures relatives à la formation doctorale,
notamment des contrats doctoraux et des missions complémentaires.
Bonne connaissance des partenaires et des réseaux de la formation doctorale.

Savoir-faire - Compétences opérationnelles
APOGEE : Application pour l'organisation et la gestion des enseignements et des étudiants
AMETHIS : Accès multi- établissements aux thèses, à l'international et au suivi des doctorants et
docteurs
E- candidat : Application pour la gestion des candidatures en doctorat
SIFAC Web
Messagerie Outlook
Tableur Excel
Traitement de texte Word
Présentation Powerpoint

Savoir-être - Compétences comportementales
Rigueur et sens de l'organisation
Réactivité et polyvalence
Sens relationnel et de la communication
Capacité à travailler en autonomie
Capacité à gérer le stress et les aléas
Capacité à anticiper les échéances, planifier et respecter les délais.
Sens de la confidentialité
Savoir rendre compte

Niveau de diplôme souhaité (le cas échéant)
Niveau II - Bac +3 Licence, Licence professionnelle