Assistant Formation en Alternance H/F Aprolis

Nous sommes à la recherche d'un ou d'une Stagiaire.

Résumé de la Description de poste

FINALITE DE L'EMPLOI

Dans le cadre des activités confiées par sa hiérarchie, l'assistant(e) formation assure la gestion administrative, la logistique et le suivi des sessions de formation internes et externes.

Description de poste

ACTIVITES SIGNIFICATIVES

- Organiser et planifier les actions de formation (présentiel et/ou à distance) avec les parties prenantes internes et externes (prestataires, équipe formation, etc.), conformément au calendrier établi et au suivi des échéances réglementaires
- Mettre en place et suivre la réalisation des actions obligatoires préalables aux formations mixtes (création, attribution de sessions, etc.), dans les outils métiers
- Optimiser et suivre les sessions de formation (remplissage, localisation, etc.)
- Préparer les documents administratifs relatifs aux actions de formation (attestations de participation, feuilles d'émargement, conventions, diplômes, etc.) et les transmettre aux parties prenantes internes et externes
- Assurer la logistique des sessions de formation (transport, réservation de salle, convocations, repas, hébergement, etc.)
- Gérer et suivre les commandes relatives aux actions de formation
- Réceptionner et imputer les factures et/ou facturer les sessions de formation
- Saisir et suivre les données de formation dans les outils métiers (stagiaires, dates, durée, coûts, autorisations internes, etc.)
- Planifier, le cas échéant, les heures de formation des équipes opérationnelles dans les outils métiers
- Suivre et mettre à jour le catalogue de formations (techniques, réglementaires, etc.) dans
l'outil métier (certificat, durée de validité, etc.)
- Contribuer à l'identification de nouveaux prestataires de formation, et les renseigner, le cas échéant, dans l'outil métier
- Assurer la gestion administrative des cartes d'habilitations et de certifications (autorisations de conduite, etc.), en collaboration avec les équipes opérationnelles
- Réaliser et suivre les dossiers de prise en charge auprès des organismes de formation (OPCO)

RESPONSABILITES ET LATITUDES D'ACTION

Être garant(e) de la gestion administrative et logistique des actions de formation Être garant(e) du bon déroulement des sessions de formation et de la satisfaction
Être garant(e) de la conformité et qualité des données de formation saisies dans l'outil métier
Être garant(e) de la facturation des actions de formation Collaborer avec les parties prenantes internes et externes

CONNAISSANCES PROFESSIONNELLES
Diplome(s) et/ou experience(s)

Niveau Bac à Bac +2 dans le domaine administratif ou formation souhaité et/ou expérience significative souhaitée

Connaissance(s) specifique(s)

Compétence(s) technique(s)
Connaissance professionnelle dans le domaine administratif (rédaction, gestion, etc.) Connaissance professionnelle dans le domaine de la formation (réglementation, etc.) Connaissance générale des outils informatiques et systèmes d'information
Compétence(s) comportementale(s)
Sens relationnel Capacité de synthèse Rigueur
Sens de l'organisation Réactivité Adaptabilité