Secrétaire Administratif - Secrétaire Administrative H/F

Ogec de Bouffere

L'ensemble scolaire Mère Teresa, situé à Montaigu-Vendée, constitué d'une école et d'un collège (550 apprenants - 50 personnels éducatifs), recherche un(e) secrétaire administratif(ve). Sous tutelle diocésaine, ces deux établissements accueillent des jeunes dans un cadre éducatif fondé sur les valeurs de l'Enseignement Catholique. Vous êtes impliqué(e), rigoureux(se), organisé(e) et appréciez le travail en équipe.

Sous la responsabilité de la direction (deux chefs d'établissement), vous assurerez la gestion du secrétariat de l'ensemble scolaire. Votre discrétion, votre sens du service et votre capacité d'adaptation seront des atouts essentiels.

MISSIONS PRINCIPALES :
- Secrétariat administratif et accueil
- Secrétariat pédagogique et gestion des enseignants
- Secrétariat familles/élèves

ACTIVITES :

* Fonction de secrétariat de direction :
- Assister les chefs d'établissement dans leurs missions administratives et organisationnelles.
- Assurer la communication interne et externe de l'établissement (gestion de la boîte « secrétariat » / transmission des mails au chefs d'établissement ou autre destinataire).
- Soutien administratif à la direction (organisation de réunions, préparation de documents, suivi de dossiers, préparation de portes ouvertes)

* Fonction secrétariat pédagogique et gestion des enseignants :
- Assurer la gestion administrative des enseignants (suivi des absences, remplacements, services partagés, etc.).
- Participer à l'organisation de la rentrée scolaire (dossiers enseignants).
- Assurer le suivi des formations des enseignants (gestion des dossiers Formiris) et la transmission des documents officiels.

* Fonction secrétariat familles/élèves :
- Assurer le suivi des inscriptions et réinscriptions (gestion administrative des dossiers, communication avec les familles, vérification des pièces justificatives, etc.). Maitriser l'outil Charlemagne et le suivi avec le rectorat (BEE).
- Accompagner les élèves et leurs familles dans leurs démarches administratives (demande de bourse, orientation, affectation).
- Suivre les inscriptions aux examens et assurer la liaison avec le Rectorat.
- Assure le paramétrage d'Ecole Directe (Code élèves- Code Familles).
- Assurer le suivi des dossiers scolaires et des absences en lien avec la Vie Scolaire.

* Fonction accueil et standard :
- Accueillir physiquement et téléphoniquement les usagers (parents, élèves, enseignants, partenaires institutionnels).
- Gérer le courrier et les e-mails entrants et sortants sur la boîte secrétariat collège.
- Renseigner les usagers sur les procédures administratives et les services proposés par l'établissement.
- Dossiers mutuelle/prévoyance/formation

PROFIL RECHERCHE :

Ce poste est accessible avec un diplôme de niveau Bac à Bac +2 (BTS, .) en secrétariat, bureautique. Une expérience professionnelle dans le secteur est également attendue.

Compétences techniques :
- Aisance avec les outils bureautiques (Excel, Word).
- La maîtrise des modules Charlemagne est un plus

Qualités personnelles :
- Rigueur, organisation et sens du détail.
- Capacité à travailler en autonomie et en équipe.
- Excellente communication, sens du service et discrétion (gestion de données sensibles).
- Réactivité et adaptabilité

CONDITIONS :
- Statut : CDI à temps partiel
- Date d'embauche : 15 septembre 2026
- Temps de travail : 45 % Annualisé
- Organisation : 2 journées de 8 heures
L'établissement étant fermé au minimum une semaine à chaque période de vacances scolaires, ces semaines non travaillées sont intégrées dans l'organisation annuelle du temps de travail