Détail du poste
Missions :
Vous assurez la coordination administrative et logistique des activités de la direction de l'établissement. Vous facilitez la circulation de l'information, garantissez la tenue à jour des dossiers, gérez les éléments administratifs du quotidien, et participer à la gestion RH et logistique en appui à la direction, dans le respect des règles de confidentialité, de rigueur et de discrétion attendues dans un établissement médico-social. Vous partagez les valeurs associatives de l'association des Papillons Blancs de Lille.
Plus spécifiquement, sous la hiérarchie des Cheffes de Service, la personne :
- Gère l'accueil physique et téléphonique de l'établissement : réception, orientation, information en cas d'absence de la secrétaire.
- Participe à la diffusion et au suivi de l'information interne : affichage, courriers, convocations, etc.
- Suit les dossiers administratifs : assurances, séjours, conventions, répit, etc.
- Participe à la gestion RH : contrats de travail, DUE, gestion des pièces administratives, suivi des visites médicales, accidents du travail, relations avec le siège administratif.
- Participe à la gestion de la rentrée : préparation du pack de rentrée, saisie et organisation des données administratives des enfants.
- Gère les boîtes mail collectives de l'établissement, en lien avec les secrétaires administratives.
- Edite les auto déclarations et assure leur distribution dans les casiers des salariés.
Cette liste est non exhaustive, une fiche de poste sera remise aux postulants.es.
Profil :
Compétences techniques
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, Imago, etc.)
- Connaissance du fonctionnement d'un ESMS
- Rigueur rédactionnelle et orthographique
- Capacité à gérer les priorités
Compétences relationnelles
- Sens de l'écoute et de la discrétion
- Capacité à interagir avec divers interlocuteurs (familles, enfants, professionnels, intervenants)
- Diplomatie et posture professionnelle
Compétences organisationnelles
- Autonomie et sens de l'anticipation
- Réactivité face aux urgences
- Capacité à gérer simultanément plusieurs tâches
Qualifications requises :
- Formation de secrétariat de direction (BTS ou équivalent)
- Une première expérience dans le médico-social est un atout.
Le profil recherché
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Activités des sièges sociaux
Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
La carte
Rue de Santes
59320 Hallennes-lez-Haubourdin
Publiée le 09/06/2026 - Réf : 209KZQH
