Les missions du poste
L'assistant·e de formation assure la gestion administrative des formations qui lui sont confiées. Il·elle travaille en lien avec les enseignant·es des différents parcours concernés pour accompagner les étudiant·es tout au long de leur année universitaire.
- Recruter les étudiant·es de l'année N+1 :
- Suivre les candidatures, les convocations, la préparation des entretiens et les jurys de recrutement.
- Préparer les rentrées universitaires :
- Suivre les étudiant·es parti·es à l'étranger ou en césure, créer les listes d'étudiant·es, réaliser un trombinoscope par formation, réserver des salles, insérer et mettre à jour des plans de cours sur Syllabus, réaliser les inscriptions pédagogiques sur TIGRE, suivre la complétude des inscriptions en collaboration avec le service scolarité.
- Gérer les emplois du temps et piloter le bon déroulé administratif de cours :
- Elaborer les emplois du temps des formations gérées, suivre les annulations de cours pour repositionnement, imprimer les supports de cours, gérer les feuilles d'émargement, accompagner au quotidien les enseignants et les étudiant·es
- Piloter l'organisation des stages :
- Assurer le suivi des conventions et des avenants de stage, organiser les soutenances de stage
- Gérer les examens :
- Réaliser le planning des examens, envoi des convocations, réservation des salles, reprographie des sujets, édition des listes d'émargement et des PV de Surveillance
- Organiser les sessions (écrits et soutenances), saisir les notes dans le logiciel TIGRE, envoyer les résultats aux tuteur·ices et étudiant·es, préparer la session de rattrapage
- Assurer l'accueil physique et téléphonique :
- Assurer un accueil physique, orienter les interlocuteur·ices internes et externes et assurer l'interface avec les différent·es intervenant·es.
- Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité
- Retranscrire des informations orales à l'écrit
- Saisir, mettre en forme des documents divers
- Assurer le suivi des chargés d'enseignement statutaire et vacataires :
- En appui de la chargée du suivi des charges d'enseignement, mettre à jour les grilles d'enseignement pour identification et suivi du recrutement des vacataires,
Le profil recherché
Formation et/ou qualification : niveau BAC
Expériences antérieures bienvenues pour occuper le poste : 2 à 5 ans
Poste ouvert aux agents susceptibles de se prévaloir d'une priorité légale conformément aux dispositions de l'article L.512-19 du Code Général de la Fonction Publique (sur présentation d'un justificatif).
Compétences et connaissances requises
Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires :
- Techniques de communication
- Techniques d'accueil téléphonique et physique
- Connaissance de l'offre de formation de l'IAE de Nantes
- Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique
Savoir-faire opérationnels :
- Savoir rendre compte
- Travailler en équipe
- Mettre en oeuvre des procédures et des règles
- Savoir planifier son activité et respecter les délais
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité, les bases de données et les logiciels de bureautique
Savoir-être :
- Réactivité particulièrement dans les périodes de forte affluence
- Capacité d'adaptation
- Sens relationnel
- Sens de l'organisation
Bienvenue chez Nantes Université
L'Institut d'Administration des Entreprises (IAE) de Nantes est un institut d'économie et de management qui propose des filières complètes et diversifiées du niveau L1 au Doctorat.
Ces formations s'adressent à des publics de formation initiale constitués d'étudiant·es suivant un parcours complet en économie et en gestion mais aussi à des étudiant·es issu·es d'autres composantes universitaires et désirant acquérir une double compétence à la fin de leurs parcours initiaux. Certaines formations se déclinent également en alternance ou en formation continue pour répondre à des besoins spécifiques des professionnels de certains secteurs d'activités. L'enseignement réalisé dans les 50 parcours de formations proposés par l'Institut est dispensé par 90 enseignant·es et enseignant·es-chercheur·euses et 400 vacataires professionnel·les choisis pour leur expertise dans leurs domaines.
Publiée le 08/06/2026 - Réf : 2026-2305374
