Assistant Executif & Office Manager H/F Club Identicar

Roole : club automobile ouvert à tous ; entreprise à mission oeuvrant pour rendre l'automobile plus simple, durable et créatrice de liens (entité plus mature sur le plan financier, au sein de laquelle vos missions seront plus ponctuelles).

Fawn Bluff (Canada) : Lodge privé situé sur la côte sauvage de la Colombie-Britannique, au coeur du territoire ancestral de la Première Nation Homalco. Il oeuvre comme organisation à but non lucratif au service des Homalco, dans une approche d'hospitalité régénérative fondée sur le respect, la transmission et le lien à la terre.

Ferme École Graines d'Avenir (78) : Ecole de production qui accueille des jeunes dès 15 ans et les forme au CAP Primeur et au Titre Professionnel d'Ouvrier Horticole. Reconnue par l'Éducation nationale, elle s'appuie sur la pédagogie du « Faire pour apprendre ». La ferme-école dispose également d'un internat et propose un accompagnement socio-éducatif global.

L'équipe du holding familial accompagne et supporte les activités entrepreneuriales en France et à l'international et pilote directement l'activité propre au holding ainsi qu'une filiale française :

• Gestion d'investissements et d'activités patrimoniales professionnelles et personnelles du Président,

• Gestion d'une société d'aviation d'affaires spécialisée dans la location d'avions privés.

La taille de nos structures est volontairement limitée, mais leur diversité crée un environnement riche, stimulant et exigeant.

Afin d'accompagner notre développement, nous recherchons un(e) Assistant(e) Exécutif(ve) & Office Manager, véritable bras droit administratif du DAF et support quotidien du PDG.

Missions

Vous assurez le bon fonctionnement administratif et financier des différentes structures du groupe.

Le poste est rattaché hiérarchiquement au DAF, avec une collaboration quotidienne étroite avec le PDG.

🎯 Principales responsabilités:

Administration et gestion courante

• Réception, contrôle, classement et archivage des factures

• Préparation et exécution des paiements fournisseurs

• Émission de factures et suivi de leur règlement

• Gestion documentaire et tenue des dossiers administratifs

• Relations quotidiennes avec les banques et autres partenaires administratifs
  
  

Support financier et comptable

• Organisation et transmission des justificatifs et pièces comptables à l'expert-comptable

• Contrôle de la bonne circulation des informations financières

La comptabilité, la paye et les déclarations fiscales sont entièrement externalisées auprès d'un cabinet d'expertise comptable.

Administration du personnel

• Préparation et exécution des virements de salaires ;

• Suivi administratif des collaborateurs ;

• Coordination avec les prestataires RH et sociaux ;

• Participation à la gestion administrative courante des ressources humaines.
  
  

Assistance exécutive auprès du PDG

• Gestion de dossiers personnels et patrimoniaux ;

• Coordination avec les avocats, notaires, banques, fiscalistes et autres conseils ;

• Préparation et transmission de documents confidentiels ;

• Suivi administratif du personnel de maison ;

• Gestion de diverses démarches administratives personnelles.
  
  

Coordination des différentes activités

• Interaction régulière avec les équipes des différentes structures ;

• Assistance administrative ponctuelle sur l'activité canadienne et la ferme-école ;

• Coordination avec les partenaires externes et les différentes parties prenantes ;

• Contribution au bon fonctionnement global de l'écosystème entrepreneurial du groupe.

Profil

Nous recherchons avant tout une personne de confiance, capable de s'inscrire durablement dans notre organisation et d'en devenir un pilier opérationnel.

Vous aimez les environnements à taille humaine où la confiance, la polyvalence et l'autonomie sont essentielles.

Vous êtes capable de gérer simultanément plusieurs sujets sans perdre en qualité d'exécution.

🧑‍🎓Compétences et expériences:

• Au-delà d'un diplôme, votre dynamisme, capacité d'adaptation et flexibilité seront des éléments clés

• Formation supérieure de type BTS Assistant de Direction, BTS Gestion PME, Licence professionnelle ou équivalent

• Expérience de 5 ans minimum dans une fonction d'assistanat de direction, office management ou administration

• Bonne compréhension des mécanismes administratifs, comptables et RH

• Maîtrise des outils bureautiques, connaissance de Notion appréciée

• Anglais professionnel écrit permettant d'échanger avec nos collaborateurs canadiens.
  
  

🌻Qualités personnelles:

• Forte autonomie et organisation irréprochable

• Sens du détail et de la rigueur

• Loyauté et sens de la confidentialité ; discrétion absolue

• Excellentes qualités relationnelles

• Transparence et fiabilité dans la gestion des informations et des flux financiers.
  
  

✨ Ce que nous proposons:

• Un poste à forte autonomie

• Une grande variété de sujets et d'interlocuteurs

• Une exposition aux enjeux stratégiques et entrepreneuriaux

• Un environnement de confiance où votre contribution aura un impact concret et visible

• Une collaboration étroite avec les dirigeants.

• L'opportunité de contribuer à une aventure engagée, porteuse de sens et tournée vers l'impact positif

• L'accès à de beaux locaux à Boulogne avec salle de sport et bistrot d'entreprise

• Télétravail (2 jours par semaine) à l'issue de la période d'essai