Assistant - Assistante Administration des Ventes H/F

Synergie Insertion

En tant qu'ADV vous garantissez la gestion administrative et commerciale des prestations, depuis le traitement des commandes jusqu'à la facturation et le suivi client. Vous assurez la coordination entre les clients, les équipes techniques et le centre de profit pour garantir une prestation fluide et conforme aux engagements.
Compétences attendues :
-Maîtrise des outils de gestion : ERP et logiciels spécifiques & outils bureautiques
-Savoir utiliser des outils de facturation ou de gestion comme IFS, Sage X3 ou CHORUS, pour organiser les données nécessaires à la facturation.
-Être à l'aise avec des logiciels comme Excel pour créer ou compléter des tableaux de suivi, et Outlook.
Connaissance des processus de facturation :
-Comprendre les étapes et exigences de la facturation pour rassembler les pièces nécessaires et détecter les incohérences.
-Connaître les conditions générales liées aux bons de commande, devis, et validation client pour garantir leur conformité.
Gestion documentaire :
-Maîtriser les techniques de classement physique et numérique pour organiser les bons de commande, devis et attachements de manière claire et accessible.
-Capacité à analyser et croiser les informations sur différents types de documents pour en vérifier la cohérence.
Communication technique :
-Savoir communiquer avec les clients et les équipes internes pour demander des documents manquants ou clarifier des anomalies.
Résolution de problèmes :
-Capacité à détecter des incohérences ou anomalies dans les documents (prix, quantités, délais) et à proposer des solutions pour les corriger rapidement.
Compétences comportementales :
-Bonne communication et relation clients.
-Sens de l'organisation et autonomie dans la gestion des missions
-Capacité à travailler en équipe et à gérer les imprévus.
-Rigueur et sérieux dans l'exécution des tâches.
-Réactivité et capacité à prendre des décisions rapidement en situation d'urgence.
-Sensibilité aux règles de sécurité et aux enjeux environnementaux.
Compétences QSSE (Qualité, Santé, Sécurité et Environnement) :
-Connaissance des principaux risques environnementaux.
-Respecter les normes de sécurité dans la gestion administrative, prévenir les risques liés à l'environnement de travail et à la manipulation des documents sensibles.
-Connaissance des consignes de sécurité du poste de travail et des procédures à suivre en cas d'accident.
-Respect du port des EPI adaptés aux situations de travail.
-Respect des règles et procédures, y compris le règlement intérieur.
-Respect des consignes sur la propreté du site et remonter des informations nécessaires.
-Assurer la conformité des services aux normes internes et externes, gérer les réclamations clients et participer à l'amélioration continue des processus.

*****Veuillez vérifier votre éligibilité à l'insertion par l'activité économique auprès de votre structure accompagnatrice*****