Assistant Administratif H/F Staffmatch

Vos missions

- Aider les employés ayant des questions ou préoccupations concernant la paie, le personnel et les avantages sociaux et faire preuve de discrétion et apporter un soin particulier aux données confidentielles,
- Saisir les informations dans le système paie lors des embauches, pour l'établissement de la paie mensuelle, les sorties de personnel, et faire les mises à jour des changements et documente ceux-ci,
- Assurer la création et la mise à jour des dossiers du personnel, ainsi que le suivi des démarches administratives (évaluations, visites médicales, etc...),
- Réaliser l'affichage et vérifie la conformité des plannings,
- Établir les rapports nécessaires à l'activité ou demandés par sa hiérarchie,
- Saisir les informations de base dans le système paie et contrôle la cohérence de ses propres saisies,
- Assurer la conservation des journaux et autres documents de paie, ainsi que la gestion des archives en matière de ressources humaines,
- S'assurer de la tenue de dossiers de paie complets à chaque clôture mensuelle, et les tient à disposition en cas de vérification,
- Vérifier que les anomalies en gestion des temps ont bien été levées avant chaque interface vers le système paie,
- Éditer tous les documents réglementaires liés à la gestion du personnel : contrats de travail, avenants, soldes de tout compte, affiliations aux diverses caisses. Veille à ce que les dossiers du personnel soient complets, à jour et ordonnés,
- Veiller en permanence à ce que les documents légaux ayant des dates d'échéances régulières (titres de séjours, demandes de dispenses d'adhésion mutuelle, etc.) soient présents - dans une version à jour - dans les dossiers, effectue les relances nécessaires,
- Veiller à ce que l'affichage RH obligatoire soit bien présent, effectué et visible,
- Veiller à ce que les visites médicales des salariés soient en permanence à jour, fait preuve d'anticipation dans la prise des rendez-vous en lien avec les managers de services,
- Assurer l'accueil administratif des nouveaux embauchés (signature des contrats, remise des documents d'accueil, récupération des documents signés, suivi de la réalisation des formations d'intégration, etc.),
- Participer au bon fonctionnement du département, et plus généralement à celui de l'entrepôt,
- Garantir un accueil chaleureux et courtois aux membres, fournisseurs, prestataires externes, etc.