Détail du poste
En charge du suivi administratif, assurer l'accueil du publique, réception et orientation des correspondances dans le service, direction ou pôle. Fournir les renseignements dans le domaine d'activité du service. Assurer le suivi administratif ou comptable du service.
- Temps complet : 35 heures
- Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuelle
(article L332-8 du code général de la fonction publique).
* Activités principales :
* Accueil du publique:
- Assurer l'accueil physique et téléphonie
- Fournir les renseignements dans le domaine d'activité administrative du service
* Accueil téléphonique et physique
- Réceptionner les appels: informer, orienter et renseigner les correspondants
- Effectuer les relances téléphoniques (phoning)
- Relever et transmettre les messages
- Enregistrer les demandes d'intervention des différents services
* Traitement et suivi administratif
- Enregistrer le courrier départ/arrivée: reprographier, ventiler, mettre sous enveloppe, affranchir
- Préparer les dossiers spécifiques:
- Demande d'autorisation d'ouverture temporaire d'un débit de boissons
- Autorisation manifestation culturel et sportive
- Autorisation d'occupation temporaire du domaine publique
- Préparer, réactualiser, rédiger ou mettre en forme les documents émis dans le cadre des différentes autorisations administratives
- Mettre à la signatureles différents documents liés à l'activé du service (courrier, document, dossier avec les services interne et externe...)
- Classer, archiver les documents
- Préparer, rédiger ou mettre en forme les documents émis par le service (courriers, notes, documents pour diffusion)
- Mettre à la signature
- Vérifier les parapheurs et assurer leur gestion
- Classer, archiver les documents
- Reprographier
- Préparer, enregistrer des bons de commande
- Enregistrer et ventiler des factures
* Traitement et suivi des dossiers spécifiques
- Préparer les dossiers spécifiques: vérifier la conformité et nombre de pièces
- Saisir et mettre en forme des documents propres à l'activité du service (bons de commande, notes de services, PV de travaux factures...)
- Alimenter et actualiser les tableaux de bord
* Suivi administratif des personnels
- Tenir à jour les plannings de congés du service
- Transmettre pour validation hiérarchie et DRH
* Activités spécifiques :
Mobilisation dans le cadre du dispositif de sécurité civile, comprenant l'organisation des dispositifs de postes de secours ainsi que la mise en oeuvre du SSIAP 1 (Service de Sécurité Incendie et d'Assistance à Personnes - niveau 1) et les missions SSIAP.1 (Service de Sécurité Incendie et d'Assistance aux Personnes de niveau 1).
Le profil recherché
* Formations et qualifications obligatoires :
- BEP/CAP minimum souhaité
- PSE.1 ( Premier Secours en Equipe de niveau 1)
- SSIAP.1 (Service de Sécurité Incendie et d'Assistance aux
Personnes de niveau 1)
* Savoir :
- Connaissance solides dans le domaine d'activité du service et de ses différents métiers
- Connaissance en matière de règles et procédures administratives du service
- Connaissance de la collectivité
- Technique de secrétariat
- Technique de prise de notes
- Maîtrise de l'outil informatique (Microsoft Office, Internet, Intranet, ...)
- Maîtrise des logiciels spécifiques
* Savoir-faire :
- Etre capable d'assurer un accueil téléphonique et physique de qualité
- Etre capable d'appliquer les principes de rédaction administrative
- Etre capable de construire et/ou de mettre en forme des documents à partir des outils bureautiques
- Etre capable de rédiger des PV, notes, comptes rendus
* Savoir-être :
- Capacité rédactionnelles
- Rigueur
- Sens de l'organisation
- Sens de la communication et du relationnel
- Faire preuve de diplomatie
- Respecter la confidentialité
- Réactivité
- Sens de l'initiative
- Polyvalent(e)
- Dynamisme
- Motivation
Publiée le 28/05/2026 - Réf : O978260526000745
