Les missions du poste
Rattaché au directeur de l'établissement, vous gérez les tâches administratives courantes de l'établissement notamment au niveau comptable et RH. Vous venez également en appui à la direction et aux salariés. Ainsi, vous contribuez au bon fonctionnement de la structure.
Suivi RH :
- Rédaction de nouveaux contrats à partir de modèle,
- Gestion des plannings équipes avec le logiciel Horoquartz,
- Suivi des absences (dont déclaration accident de travail),
- Organisation des remplacements en lien avec l'interim,
- Réalisation des éléments variables de paie (points supplémentaire liés au travail de nuit, astreinte, tickets restaurant),
- Commande des tickets restaurant,
- Appui sur des questions du service paie,
- Emission des documents de fin de contrat (calcul des soldes de tout compte),
- Tenue des dossiers du personnel de la structure (coordonnées salariés, arrêt maladie, visite médicale, demande de congés, attestation formation...) et du registre du personnel (salariés, intérimaires),
- Bilan social à compléter chaque année.
Suivi comptable :
- Suivi de la facturation et des paiements,
- Analyse des paiements et alerte en cas d'atypisme (montants anormalement élevé, surconsommation, mauvais routage d'une facture),
- Lien avec la comptabilité en cas de question (fiche navette),
- Gestion de la caisse,
- Enregistrement et encaissements des PAFs,
- Préparation et suivi des aides financières,
- Aide à la clôture comptable.
Autres tâches (suivi des contrats, obligations, commande) :
- Rédaction de compte-rendus,
- Suivi des maintenances,
- Archivage des documents importants (contrats de maintenance, baux),
- Mise à jour du registre de sécurité,
- Commande de matériel de bureau.
Le profil recherché
Idéalement Assistant(e) de direction expérimenté(e) ayant fait ses preuves mais le poste est aussi ouvert à des profils pouvant rapidement s'adapter.
Savoir faire :
- Polyvalence,
- Capacité d'organisation,
- Adaptation face aux imprévus,
- Rigueur et sens de l'analyse,
- Réactivité,
- Autonomie.
Savoir-être :
- Ecoute,
- Discrétion,
- Bonne communication.
Connaissance :
- Connaissance des outils outlook, excel, word,
- Une connaissance des process et des outils SOS (Horoquartz, HRA) serait un plus.
Infos complémentaires
Les étapes de recrutement
Les étapes de recrutement peuvent varier selon l'offre à laquelle vous postulez.
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Dépôt de la candidature puis étude par le manager
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Pré-sélection par le manager et qualification téléphonique
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Entretien avec le manager et potentiellement les membres de l'équipe
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Publiée le 21/05/2026 - Réf : 2026-34725
