Assistant de Direction H/F GALLERIA CONTINUA

Missions principales liées au dirigeant:

Coordination des priorités et gestion des communications du dirigeant:

• Piloter au quotidien les priorités et activités du dirigeant via un outil de gestion des tâches structuré et efficace.
• Assurer un suivi rigoureux des projets en cours et veiller à leur bonne avancée.
• Préparer les contenus et communications liés à ses activités : dossiers d'oeuvres, présentations, supports ventes.
• Rédiger et assurer le suivi des emails et correspondances avec réactivité et précision.

Suivi administratif des ventes

• Assurer le suivi administratif et opérationnel des dossiers de vente du dirigeant en mettant à jour les outils de suivi et en veillant à la bonne exécution de chaque transaction.
• Coordonner les étapes post-vente avec l'Associate Director : paiements, envois certificats d'authenticité, suivi transports et installations des oeuvres.
• Veiller au respect des délais et à la bonne circulation des informations tout au long du cycle de vente.

Gestion de l'agenda et des déplacements

• Organiser et optimiser l'agenda complexe du dirigeant (rendez-vous, appels, réunions, dîners, vernissages, expositions, foires et déplacements), en assurant une gestion fluide des priorités.
• Transmettre quotidiennement une synthèse claire des rendez-vous et événements à venir.
• Planifier et coordonner l'ensemble de la logistique des déplacements : vols, hôtels, transports, restaurants, visas et formalités administratives.
• Préparer et centraliser tous les documents nécessaires aux déplacements (cartes d'embarquement, invitations, badges d'accès, etc.), avec un programme de voyage détaillé.
• Anticiper et gérer avec réactivité les imprévus (modifications, annulations, conflits d'agenda), en maintenant une communication fluide et efficace.
• Assurer une coordination étroite avec les interlocuteurs internes et externes, via les outils et calendriers partagés (notamment TeamUp).

Gestion et développement stratégique des bases de contacts

• Structurer, enrichir et maintenir à jour le carnet d'adresses du dirigeant et le CRM de la galerie.
• Réaliser des recherches et qualifier les contacts (collectionneurs, institutions, artistes, commissaires, partenaires..)
• Mettre à jour les informations lors des événements et déplacements avec rigueur et précision.
• Concevoir et gérer des listes d'invitations adaptées aux différents événements (vernissages, dîners, foires, événements institutionnels).
• Assurer l'envoi des invitations de la part du dirigeant et le suivi des RSVP (relances, confirmations, mise à jour des listes).

Missions liées à la galerie (support ponctuel)

• Apporter un soutien opérationnel à la vie quotidienne des galeries et à certains projets spécifiques à la demande du dirigent et/ou de l'Associate Director.
• Assurer ponctuellement l'accueil des visiteurs et clients dans les différents espaces (2 à Paris - 75003 et 75008 ainsi que dans 1 espace situé à Coulomniers (94))