Assistant de Direction H/F

ARS

Rattaché(e) à la Conseillère technique de la Direction de l'Offre de Soin, l'Assistant(e)de Direction est particulièrement en charge de :

MISSION 1 : Secrétariat de la Direction de l'Offre de Soins
- Mettre en oeuvre les modalités de fonctionnement du secrétariat de la Direction de l'Offre de Soins (RDV, échéances, préparation de réunions, fournitures .) en lien avec l'assistante de direction DOS sur le site d'Amiens, les assistantes des Sous-Directions et des Pôles de la Direction de l'Offre de Soins et le secrétariat du Directeur Général
- Prendre en charge le traitement, le suivi et l'archivage du courrier entrant - notamment pour le site de Lille -ainsi que du courrier sortant
- Contribuer à la mise en place de la dématérialisation de la chaîne du courrier entrant via l'applicatif dédié, et participer aux formations liées à cet outil en interne de la Direction de l'Offre de Soins
- Assurer la continuité de l'activité de la Direction, en lien avec les secrétariats des Sous-Directions et Services, des différents sites, composant la Direction de l'Offre de Soins
- Contribuer à la gestion des relations internes et externes de la DOS : Accueil téléphonique et/ou physique, orientation des différents interlocuteurs, transfert d'informations

MISSION 2 : Gestion des agendas de la Direction de l'Offre de Soins
Assurer le secrétariat des membres de la Direction de l'Offre de Soins et plus particulièrement :
- Organiser et gérer les RDV, les réunions et les déplacements, suivre les échéances
- Assurer la préparation et le suivi des dossiers divers
- Gérer la messagerie de la BAL fonctionnelle de la Direction : réponse, information, recherche, diffusion et archivage des informations nécessaires (outil dédié)
- Elaborer, mettre en forme et rédiger des courriers, des documents et des comptes rendus de réunion

MISSION 3 : Appui à la cellule CARAQSS
- Suivi et rédaction de mails de préconisation, enregistrement de documents dans SIREC, suivi des RDD

Profil recherché : Bac +2 Assistant de direction

Spécificités liées au poste :
-Poste à temps plein
-Présence requise aux horaires d'ouverture de l'Agence (8h30-17h30)
-Horaires tardifs possibles : 1 ou 2 fois par mois (environ 18h - 18h30) ; et sous réserve d'un besoin lié aux agendas de la Direction

Compétences recherchées :
-Bureautique (Outlook, Excel, Powerpoint)
-Rédaction de mails, courriers, à destination des partenaires externes
-Rigueur
-Prise d'initiatives
-Discrétion

Qualité de vie à l'ARS:
-Accompagnement à la prise de poste
-Participation financière transports / Forfait mobilité / Mutuelle / Véhicules de service
-Aménagement poste de travail adapté possible (dont RQTH)
-Prestations comité d'agence

NIVEAUX STATUTAIRES DU POSTE :

--> Fonctionnaire titulaire :
- Secrétaire Administratif(ve) - Groupe RIFSEEP II : maintien garanti de la rémunération ad minima (hors primes spéciales)
-Recrutement par mutation selon la Fonction publique d'appartenance

-->Agent en CDI dépendant des Conventions Collectives des Organismes de Sécurité Sociale :
-Niveau : 4B à 5B: Règle des 105% (points d'expérience conservés).
-Recrutement par mutation : un nouveau contrat de travail UCANSS est établi.

-->Pour les autres candidats, un CDD d'un an sera proposé (contrat de droit public de Niveau 4 en référence au cadre de gestion), pouvant être renouvelé. CDIsation possible.
Rémunération selon l'expérience du candidat.

La fiche de poste complète est consultable sur notre site internet :
https://www.hauts-de-france.ars.sante.fr/lars-hauts-de-france-recrute