Assistante de Direction H/F Groupe Vilogia

Au sein de la Direction Copropriété, nous recherchons un(e) Assistant(e) de Direction pour accompagner la Responsable du Pôle et faciliter la gestion administrative et opérationnelle de la Direction. Vous contribuez au bon fonctionnement du service en assurant la coordination des activités, la gestion des priorités et le suivi des dossiers administratifs.
Vous travaillez en étroite collaboration avec la Responsable du Pôle, les équipes internes ainsi que les différentes directions du groupe.

Vos missions :

Assistanat de direction
Gérer et optimiser l'agenda de la Responsable de Pôle.
Organiser et planifier les réunions en optimisant les déplacements et disponibilités.
Préparer les ordres du jour et rédiger les comptes rendus.
Assurer la prise de rendez-vous et la coordination avec les interlocuteurs internes et externes.
Travailler en lien avec les Assistantes de Direction de la gouvernance et des autres directions.

Organisation et gestion du service
Organiser les déplacements professionnels
Gérer les réservations nécessaires aux événements métiers
Suivre le budget de fonctionnement du Pôle.
Participer au suivi administratif des données RH utiles à la paie.
Être le/la référent(e) des parcours d'intégration et accompagner les arrivées et départs des collaborateurs.

Suivi administratif du Pôle
Traiter et suivre certains dossiers administratifs.
Préparer, centraliser et archiver les documents.
Mettre à jour les tableaux de suivi et outils de reporting.
Rédiger des documents internes : notes, synthèses, présentations, comptes rendus.
Assurer un rôle de relais d'information au sein de la Direction

Activités liées à la copropriété
Dans le cadre des activités de la Direction Copropriété, vous contribuez également au suivi administratif et réglementaire des activités du syndic :
Assurer le suivi administratif de la Direction Copropriété.
Suivre les assurances des copropriétés et les démarches associées.
Participer au suivi des taxes foncières et des documents administratifs.
Assurer le suivi et le renouvellement de la carte professionnelle Syndic et des obligations réglementaires associées.
Préparer et suivre le renouvellement annuel de l'audit de certification QUALI SR.
Centraliser les informations administratives utiles aux équipes du Pôle Syndic.
Apporter un appui aux équipes afin de garantir la qualité des relations avec les copropriétaires dans les situations qui le nécessitent

Communication et gestion du courrier
Assurer la circulation de l'information au sein de la Direction et avec les parties prenantes internes.
Gérer les correspondances et le traitement du courrier et assurer le suivi des courriers recommandés.
Assurer le classement et l'archivage des documents.

Suivi de la facturation
Traiter les factures fournisseurs relatives à la Direction
Rapprocher les factures avec les engagements budgétaires.
Créer les fournisseurs, enregistrer les factures et assurer le paiement