Chef de Cabinet du Directeur General H/F

Service Public

ACTIVITES PRINCIPALES

1) Organiser et gérer l'agenda du Directeur général ainsi que l'accueil

- Planifier et prioriser l'agenda, en assurer le suivi et sa mise à jour au quotidien en s'adaptant aux imprévus

- Anticiper les besoins du DG en préparant des fiches de synthèse avec les éléments clés et en identifiant les sujets sensibles ou urgents nécessitant une attention particulière.

- Gérer les rendez-vous avec ministres, cabinets ministériels, préfets et élus,

- Assurer l'accueil des invités du Directeur général (logistique, protocole, suivi post-rendez-vous).

- Coordonner la liaison avec les membres de la Direction générale et les Directeurs territoriaux (transmission des informations internes, externes)

- Piloter le protocole lors des réunions et évènements en collaboration avec la direction de la communication

2) Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels

- Assurer la gestion administrative et logistique du Conseil d'administration (convocation, coordination et préparation des dossiers, rédaction des délibérations, échanges avec les tutelles et les administrateurs, réservation de salle)

- Organiser des évènementsinternes (séminaires des directeurs, voeux du Directeur général, etc.) sur le plan logistique avec l'appui de la personne en charge des services généraux: recherche et réservation d'une salle ou d'un lieu, sélection et gestion des prestataires, gestion des intervenants, gestion et envoi des invitations, etc.

- Participer à l'organisation des missions du Directeur général en France hexagonale comme en outre-mer (réservation des billets avion/train - réservation des hébergements: hôtel, résidence préfectorale, etc. - organisation des rendez-vous du Directeur général, préparation des dossiers de fond, etc.)

- Participer à la conception et à la mise en oeuvre de la stratégie d'influence institutionnelle de l'agence

- Préparer les dossiers pour les diverses réunions ainsi que pour les entretiens annuels d'évaluation

3) Assurer le secrétariat particulier et la veille stratégique

- Traiter et suivre les messages électroniques (en assurer la transmission, le contrôle, rédiger les réponses, en assurer le suivi et le classement)

- Traiter et assurer la gestion des courriers destinés au Directeur général (en assurer la transmission, le contrôle, rédiger les réponses, en assurer le suivi et le classement)

- Gérer les courriers et les dossiers signalés (députés, sénateurs, présidents de collectivité, etc...)

- Assurer la veille et le contrôle des documents soumis à la signature du DG

- Rédiger les comptes rendus et relevés de décisions

- Rédiger des notes, courriers ou synthèses à partir de consignes orales ou manuscrites

- Suivre les textes réglementaires (lois, décrets) impactant LADOM.