Détail du poste
- Accueil des agents : physique et téléphonique pour les Rdv avec les médecins, infirmières, ergonome et psychologues
- Accueil et orientation des visiteurs
- Gestion de la boite mails générique entrante du pôle secrétariat
- Organisation et planification du planning des médecins
- Organisation et planification du planning des Infirmières (VIP)
- Planification des rendez-vous des psychologues
- Planification des convocations des agents à leur visite médicale et aux examens complémentaires
- Création du Dossier Médical numérique de l'agent (DMST) logiciel et mise à jour à chaque visite ou changement de situation
- Assurer la numérisation des DMST papier en prévision des VM + VIP
- Mise à jour des tableaux de suivi (établissements conventionnés + SIA / SIR)
- Gestion des courriers et courriels entrants et sortants, photocopies
- Gestion et traitement des informations écrites (courrier, messagerie) à l'arrivée et au départ
- Interaction avec les différents services de l'Université, diffusion et réception d'informations
- Participation à des actions de prévention : campagne contre la grippe, semaine de l'audition...
- Déplacements réguliers et/ou occasionnels sur les différents sites CS et PDB
- Prise en charge d'une thématique, ex : factures (activité annexe par les secrétaires) bons de commandes...
- Prise de rdv pour des examens complémentaires auprès des professionnels extérieurs de santé - activité exceptionnelle
- Gestion des besoins matériels du site de rattachement
- Participation à la réalisation d'examens médicaux complémentaires (test vision) - Appui aux infirmières
Le profil recherché
Bonne connaissance du fonctionnement d'une organisation publique et de son environnement institutionnel
Maîtrise des techniques de gestion administrative et des procédures associées
Connaissance des activités et enjeux liés à la santé au travail appréciée
Capacité à appliquer et faire respecter les procédures et la réglementation en vigueur
Maîtrise des outils bureautiques et de gestion administrative
Aptitude à accompagner et assister les membres de l'équipe dans leurs activités quotidiennes
Capacité à rédiger des documents administratifs, techniques ou réglementaires avec rigueur et clarté
Sens de l'organisation, capacité à planifier les activités et à gérer les échéances
Maîtrise des techniques de classement, d'archivage et de gestion documentaire
Excellentes qualités relationnelles et de communication écrite et orale
Publiée le 07/05/2026 - Réf : 2026-2274965
