Assistant de Direction Dgaea - Communaute Urbaine de Dunkerque H/F

Structures de coopération territoriale

Vous avez le sens de l'organisation et de l'anticipation ?

Nous recherchons notre futur.e assistant.e de direction, un maillon essentiel pour orchestrer notre quotidien !
Dans ce cadre, vous apportez un réel appui en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil et de suivi de dossiers et d'activités. Vous jouez également un rôle d'interface entre les différents interlocuteurs internes et externes.

VOS MISSIONS AU QUOTIDIEN

- Participation à l'organisation des activités de la DGAEA
Vous réceptionnez, traitez et diffusez des informations.
Vous triez, classez et archivez des documents.
Vous suivez la planification de réunions et de l'agenda du DGA.
Vous assurez l'organisation logistique des réunions.
Vous êtes en appui aux directeurs et au responsable d'unité administration générale.

- Gestion administrative des dossiers
Vous exécutez et suivez les procédures et décisions administratives.
Vous mettez en forme tous types de courriers, comptes rendus.
Vous vérifiez la validité des informations traitées.
Vous rédigez des documents administratifs
Vous traitez et diffusez les informations internes.

- Organisation administrative de la DGAEA
Vous participez à l'amélioration et optimisation des systèmes de suivi adaptés aux services (procédures, documents, traçabilité...).
Vous participez à la gestion des ressources humaines de la direction.
Vous réalisez et mettez à jour des tableaux de bord.
Vous êtes gestionnaire ressources humaines pour la direction.

- Assurer l'accueil physique et téléphonique du public, interne et externe
Vous recevez et orientez les demandes.
Vous répondez aux appels téléphoniques et prenez des messages.
Vous recherchez et diffusez des informations.
Vous orientez, conseillez vers l'interlocuteur ou le service compétent.

- Alimentation des outils de suivi
Vous réalisez les travaux de bureautique.
Vous suivez et mettez en forme des dossiers.