Assistante SAV Planification H/F

Projet's

GIF EMPLOI, agence de travail temporaire et recrutement spécialisée dans la délégation de personnel bureau d'études et technique recherche pour le compte de son client, Un/e Assistant/e SAV planification H/F

Missions :
Administratif
- Assurer le secrétariat travaux : gestion de la documentation technique, saisie des devis et rapports chantiers
- Effectuer la saisie et la mise en forme des documents
- Créer sur le logiciel dédié des fiches interventions
- Etablir et saisir des dossiers de candidature de l'entreprise à un appel d'offres et s'occuper du suivi
- Chiffrage fournisseurs
- Rédiger les bons de commande fournisseurs
- Assistance technique : suivi des commandes et livraisons
- Préparation des fiches techniques pour DOE (Dossiers des Ouvrages Exécutés)
- Tenir à jour les plannings et gérer les rendez-vous des intervenants techniques
- Elaborer le suivi et tenir à jour l'avancer des différents projets : tableau, rapports etc./ outils de suivi d'activité de chantier à l'aide d'échéanciers, tableaux de bord
- Coordonner les communications entre les différents intervenants du chantier (MOA,
intervenants externes.)
- Préparer les pièces des dossiers chantier, y compris celles qui concernent les éventuels, sous-traitant
- Classement et archivage de documents et dossiers
- Assurer les demandes de facturation via la GED
- Gestion des appels d'offres

Gestion des Timesheets
- Assurer et mettre à jour le logiciel de feuilles de temps (environ 10 techniciens à charge) : vérification des heures via les plannings

Gestion des appels téléphoniques et des différentes boites emails
- Gestion des appels téléphoniques (clients / fournisseurs et techniciens .)
- Rediriger les appels aux personnes concernées
- Assurer le suivi de l'ensemble des boites emails affectées et répondre aux demandes

Autres Attributions
- Communiquer de manière ascendante, transversale et descendante
- Rendre compte de son activité à son supérieur hiérarchique grâce à des reportings
réguliers et l'alerter de tout dysfonctionnement
- Commenter son activité auprès de différents interlocuteurs externes et internes
- Participer à différentes réunions
- Réaliser toute tâche ou activité liées au bon fonctionnement de l'entreprise et entrant
dans le champ de qualification et de compétence
Formation cible : Formation de type Bac +2 en administration et construction via les formations suivantes :
- Bac Pro Gestion Administration
- Licence professionnelle en Gestion de Chantier
- Formation en Secrétariat du Bâtiment
- Formation en Gestion de Projet de Construction

Savoir
Connaissances métier :
- Connaissances du secteur BTP
- Connaissance des délais / temps prévisionnels des installation bâtiments

Savoir-faire
Utiliser les outils informatiques :
- Outils bureautiques : Pack Office
- Maitriser et optimiser les logiciels métier : GED / logiciel de planification