Assistant de Formation en Alternance H/F ISTEF

L'ISTEF recrute pour une école partenaire un(e) Assistant (e) Formation H/F

Gestion Administrative de la Formation Continue :
Edition des feuilles d'émargement - tenir à jour la gestion de la documentation (Dématérialisation)
Réception, contrôle, scan et envoi des feuilles d'émargement à Paris à la bonne interlocutrice
Edition, gestion, réception, scan et envoi des appréciations formation
Organisation des animations, préparation et rangement des salles de formation, mise en place des équipements

Gestion Administrative de l'Alternance :
Gestion des contrats d'apprentissage (enregistrement, suivi...)
Gestion des conventions de formation (partenaire & banques)
Edition des feuilles d'émargement - tenir à jour les classeurs, gestion de la documentation,
Gestion des Retards/Départs anticipés le matin et l'après-midi au démarrage de la formation,
Réception, contrôle des feuilles d'émargement,
Saisie des présences/ absences sur logiciel Ammon chaque fin de semaine.
Envoi mail info au DRH/RF des apprentis pour les informer des absences /retards (cf. procédure Absences DA),
Organisation des Examens oraux et écrits,

Réalise différentes tâches de secrétariat :
Prise de RDV et gestion du planning de l'équipe,
Contact téléphonique avec filtrage d'appel et transfert des messages des clients, stagiaires, formateurs,
Gestion du planning des salles et du matériel pédagogique
Rédaction et saisie de notes, comptes rendus.

Réalise l'accueil, le secrétariat et l'assistance commerciale :
Accueil physique et téléphonique des étudiants, des intervenants, des clients
Traitement les demandes (orales / écrites) d'information et de réclamation,
Transfère les demandes vers les interlocuteurs concernés, le cas échéant
Gère les relations avec les fournisseurs externes / internes (machines à café, fournitures...)