Responsable du Secrétariat de Direction H/F

Service Public

Missions principales :

Placée sous l'autorité directe du Directeur de cabinet, la/le responsable du secrétariat de direction occupe une fonction stratégique d'appui et de coordination auprès de la Direction générale.
À ce titre, elle/il contribue directement à la qualité du fonctionnement de la Direction générale et à la sécurisation de ses processus décisionnels.
Elle/il pilote le secrétariat de direction, coordonne les activités de la Direction générale et sécurise les circuits décisionnels.
Elle/il encadre une assistante de direction, en charge des activités de service intérieur (logistique, moyens généraux), et en assure le pilotage fonctionnel et la coordination avec les activités de la Direction générale.
Le poste implique une très forte autonomie, une capacité d'anticipation élevée et une maîtrise des environnements institutionnels complexes.

Description du poste :

Pilotage stratégique du secrétariat de direction

Organiser, structurer et piloter l'ensemble des activités du secrétariat de direction
Définir et faire évoluer les méthodes de travail, outils et procédures
Garantir la continuité de service et la qualité des productions
Encadrer et accompagner l'assistante de direction (organisation du travail, montée en compétences, contrôle qualité)

Appui direct à la Direction générale

Assurer un rôle de filtre et d'interface stratégique auprès de la Directrice générale et du Directeur adjoint
Prioriser et sécuriser les sollicitations internes et externes adressées à la direction
Préparer les dossiers sensibles et stratégiques (notes, éléments de langage, synthèses)
Anticiper les échéances et proposer des arbitrages organisationnels

Pilotage des agendas et coordination des activités

Superviser et optimiser l'agenda de la Direction générale dans une logique stratégique
Arbitrer les priorités et organiser les séquences de travail
Assurer la cohérence globale des engagements et des représentations

Organisation et sécurisation des instances décisionnelles

Piloter la préparation des conseils d'administration, comités de direction et réunions stratégiques
Garantir la conformité réglementaire des procédures (convocations, dossiers, délais)
Superviser la production des supports et documents
Assurer le suivi rigoureux des décisions et leur mise en oeuvre

Coordination interne et circuits décisionnels

Structurer et fluidifier les relations entre la direction générale et les services
Mettre en place et sécuriser les circuits de validation et de signature
Suivre les dossiers transversaux et veiller à leur bonne exécution
Garantir la qualité et la traçabilité de l'information