Les missions du poste
L'Assistant(e) de Direction assure un rôle clé d'appui administratif, organisationnel et opérationnel auprès de la Directrice académique de la formation initiale et continue et de la Direction de l'Enseignement. Il/elle contribue au bon fonctionnement des activités pédagogiques et institutionnelles, à la fluidité de l'information et à la coordination entre les différentes instances de l'École, dans un strict respect des règles de discrétion professionnelle et de confidentialité.
Assistance de direction et organisation administrative
- Assistance de direction auprès de la Directrice académique de la formation initiale et continue.
- Gestion de l'environnement de travail de la Direction de l'Enseignement.
- Organisation et suivi de l'agenda, du planning et des activités de la Direction.
- Organisation logistique et administrative des missions de la Directrice académique de la Formation initiale et continue (réservations de transports, hébergements, déplacements professionnels).
- Réception, filtrage et gestion des appels téléphoniques.
- Accueil physique des rendez-vous et des interlocuteurs internes et externes.
- Préparation en amont, suivi et mise à jour des dossiers administratifs et pédagogiques.
Coordination et suivi des instances pédagogiques
- Planification, organisation et suivi des réunions des Études, des Conseils d'Enseignement et de l'ensemble des réunions pédagogiques.
- Appui opérationnel à la Direction dans la préparation des réunions (convocations, ordres du jour, documents).
- Rédaction ou mise en forme des supports de réunion.
- Suivi des actions et décisions prises en instance, en lien avec les acteurs concernés.
Rédaction, communication et suivi documentaire
- Rédaction, mise en forme et diffusion de documents institutionnels, (rapports, comptes rendus de réunions, notes de service, courriers internes et réponses officielles.
- Garantie de la fiabilité, de la cohérence et de la bonne circulation de l'information au sein de la Direction de l'Enseignement.
- Classement, archivage et gestion documentaire (papier et numérique).
Pilotage et gestion budgétaire
- Suivi du budget de fonctionnement de la Direction de l'Enseignement.
- Gestion administrative et financière, (bons de commande, notes de frais, suivi des dépenses et engagements budgétaires).
- Contribution à une vision élargie et transversale de la gestion budgétaire, en lien avec les autres Directions et services financiers.
Pilotage, indicateurs et missions transverses
- Mise à jour et suivi des indicateurs de pilotage de la Direction de l'Enseignement.
- Rôle transversal entre la Direction de l'Enseignement et la Direction Générale, facilitant la coordination et la fluidité des échanges.
- Participation aux missions transverses de secrétariat et d'appui auprès de la Direction Générale de l'École, en fonction des besoins de l'établissement.
Exigences spécifiques :
- Gestion d'informations sensibles et stratégiques nécessitant une discrétion absolue.
- Respect strict des règles de confidentialité, tant à l'écrit qu'à l'oral.
Le profil recherché
Formation:
Formation supérieure de niveau Bac +2 à Bac +3 idéalement en assistanat de direction, gestion administrative, secrétariat de direction, administration des organisations ou domaine équivalent.
Une expérience significative sur un poste similaire, de préférence dans un environnement institutionnel, éducatif ou auprès d'une Direction, est appréciée.
La maitrise de l'anglais est un plus.
Qualités requises
Excellentes capacités d'organisation, de priorisation et d'anticipation.
Très bonnes compétences rédactionnelles et maîtrise des outils bureautiques.
Sens du service, réactivité et fiabilité.
Capacité à travailler en autonomie comme en transversalité.
Discrétion, loyauté et respect strict de la confidentialité, indispensables au poste.
Qualités relationnelles et posture professionnelle adaptée à un environnement de Direction.
Localisation : Site de Cachan (94)
Cadre - Forfait jours
Bienvenue chez ESTP
L'ESTP est la grande école d'ingénieurs de la construction, engagée dans les transitions.
Basée à Cachan, Paris, Dijon, Troyes, Orléans et Aix en Provence elle est l'école qui forme, dans les métiers de la construction et de l'aménagement du cadre de vie le plus grand nombre de cadres en France (45000 depuis sa création en 1891).
Ancrée dans les territoires et bénéficiant d'un fort rayonnement à l'international, l'ESTP compte plus de 250 collaborateurs-trices, qui accompagnent au quotidien les 3 200 apprenant-es sont formés chaque année sur ses 6 campus (sous statut étudiant et sous statut apprenti), dont 400 venus de l'international.
Elle propose une grande diversité de métiers: enseignement, recherche, relations entreprises, relations internationales, patrimoine, relations candidats, vie étudiante, ressources humaines, services techniques et moyens généraux, communication.
Etablissement d'enseignement supérieur privé d'intérêt général reconnu par l'Etat, notre statut d'association sans but lucratif nous permet de proposer à nos collaborateurs un environnement stable et favorable au développement de leurs compétences.
Rattachement hiérarchique: Vous serez rattaché à la Directrice académique de la formation initiale et continue
La carte
28 Avenue du Président Wilson
94230 Cachan
Publiée le 21/04/2026 - Réf : 20c26964c660fe822770f2e43adb80aa
