Assistante de Direction RH H/F

Service Public

DEFINITION DU POSTE

Organiser pour la direction des ressources humaines le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou et le suivi des dossiers.
Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions).

Accueil du public :
Accueil, orientation, conseil et information les agents de l'établissement,
Accueil, orientation et information des candidats potentiels extérieurs à l'établissement,
Réception et traitements des appels téléphoniques,
Réception et traitement des messages électroniques.

Gestion des stocks de produits, de matériels, dans son domaine :
Commande, suivi, contrôle, relance

Gestion et traitement des informations :
Recueil,
Priorisation,
Diffusion,
Suivi et classement

Recensement, centralisation et diffusion des bases de données réalisées au sein de la DRH :
Tableaux bord,
Autres tableaux pouvant inclure des données financières

Gestions des courriers, des documents :
Courriers arrivés à la DRH : Enregistrement, tri, traitement, diffusion, suivi et archivage ;
Rédaction, mise en forme, diffusion et archivage des courriers,
Enregistrement de tous types de recours et suivis,
Prise de note, mise en forme de documents de la direction des ressources humaines et des affaires médicales,
Reproduction et diffusions de documents de la direction des ressources humaines et des affaires médicales,

Gestion des agendas :
De la Directrice des Ressources Humaines et des Affaires Médicales
De la Responsable des Ressources Humaines et des Affaires Médicales
Des instances comme le CSE et la F3SCT
Des groupes de travail pilotés par la Direction des Ressources Humaines

Organisation des réunions, visite, conférences, évènements spéciaux.

Gestion documentaire :
Centraliser les procédures et modes opératoires de la DRH,
Publier les procédures, modes opératoires sur la GED après validation de la hiérarchie,
Assurer le suivi de la validité de ces documents,
Mettre en forme les modifications de ces documents,
Supprimer les versions obsolètes de ces documents.